Vergaderen; energieslurpend of zinvol?
Zie je ook wel eens op tegen een vergadering? Omdat de vergadering niet effectief is, regelmatig chaotisch verloopt, veel te lang duurt en er geen of vage besluiten worden genomen?
Hoewel vergaderingen vaak nodig zijn, kunnen ze ook energieslurpend en tijdrovend zijn, bakken met geld kosten en demotiverend werken.
Effectief vergaderen is een kunst
Hoe kun je vergaderingen effectief en zinvol maken?
De kunst van het vergaderen. 10 tips voor prettig en effectief vergaderen.
# Tip 1: Is het nodig om te vergaderen?
Vaak worden vergaderingen, zoals projectoverleggen standaard elke week ingepland, zonder dat nagedacht wordt of de vergadering zinvol is. Vergader echter alleen als het echt nodig is.
Wil je toch informatie delen of iets afstemmen? Plan korte overleggen met een klein gezelschap of loop even bij iemand binnen. Ook mail en telefoon zijn prima communicatiemiddelen voor korte vragen of om iets te bevestigen. Om iedereen in de een project op de hoogte te houden van de voortgang kun je gebruik maken van een scala aan digitale apps.
# Tip 2: Is het onderwerp en het doel helder?
Regelmatig merk ik dat deelnemers van een vergadering binnen komen slenteren en niet eens weten waar het overleg over gaat. Ze zijn uitgenodigd, dus schuiven ze aan, maar niet van harte.
Daarnaast is het voor effectief vergaderen nodig dat voor de deelnemers duidelijk is wat het doel is. Gaat het om elkaar leren kennen, om besluitvorming, het verdelen van taken, het oplossen van problemen, het bewaken van de voortgang?
Wil je actieve deelnemers in een vergadering, maak het onderwerp en het doel van de vergadering helder.
# Tip 3: Effectief vergaderen; is er een agenda?
Een agenda is belangrijk om een vergadering effectief en efficiënt te laten verlopen. Het geeft de deelnemers inzicht in de planning en onderwerpen.
Verwacht van de deelnemers dat ze ruim van te voren hun agendapunten aanleveren, zodat het punt ingepland kan worden op de agenda. Zet het belangrijkste agendapunt bovenaan op de agenda en plan realistisch. Probeer niet teveel punten in een te korte tijd te proppen.
Voorkom vooral dat agendapunten geen herhaling van zetten worden. Als je elke week naar hetzelfde projectlijstje kijkt en er is niets veranderd in de status, vraag je af waarom er geen verandering is of schrap het hele agendapunt. En probeer de rondvraag tot een minimum te beperken.
# Tip 4: Is de voorzitter in staat de vergadering effectief te leiden?
Een goede voorzitter laat krachtig leiderschap zien en zorgt voor een gestructureerde en motiverende vergadering, waarin de deelnemers zich veilig voelen. De voorzitter laat iedereen aan het woord, ook de mensen die minder zichtbaar zijn. En ook met aandachttrekkers weet een voorzitter om te gaan. Daarnaast houdt de voorzitter zich aan de agenda en zorgt voor concrete en duidelijke actiepunten en besluitvorming. Na de vergadering weet iedereen wat er van wie verwacht wordt.
Online vergaderen; prettig en effectief overleggen zonder reistijd en afstand
# Tip 5: Weten alle deelnemers wat er van hen verwacht wordt tijdens de vergadering?
Als deelnemers niet weten wat hun rol is, worden zij slechts inactieve toehoorders of zijn juist nadrukkelijk aanwezig door (te) veel aan het woord te zijn of door (te) kritische en scherpe vragen te stellen.
Informeer daarom de deelnemers tijdig waarom hun aanwezigheid op prijs wordt gesteld. Wat is hun rol en wat wordt van hen verwacht tijdens de vergadering?
# Tip 6: Effectief vergaderen; zijn er procesafspraken gemaakt?
Wil je onderlinge irritaties voorkomen voor een ontspannen en effectieve vergadering, maak procesafspraken. Denk aan afspraken over hoe er besluiten genomen worden, over het inbrengen van agendapunten, over eventuele pauzes, vertrouwelijkheid van de onderwerpen, gebruik van telefoons, laptops etc.
# Tip 7: Bereid vergaderingen goed voor
Ze zeggen wel eens dat voorbereiding 80 % is van het succes.
Zorg dat je alle vergaderstukken doorgelezen hebt, de actiepunten tijdig uitgevoerd hebt, informatie hebt gedeeld en je eigen agendapunten goed hebt voorbereid om ze in te kunnen brengen. Voordeel voor jezelf is dat je niet alleen deskundiger overkomt, je vergroot hiermee je invloed.
Bovendien als alle deelnemers de vergadering goed voorbereiden, worden agendapunten sneller behandeld. Discussies duren korter en zijn minder intensief. Besluiten worden gemakkelijker genomen.
# Tip 8: Zorg voor vastlegging
Zorg dat wat besproken is, kort en duidelijk vastgelegd wordt. Leg ook de concrete besluiten vast en mogelijke actiepunten met een deadline voor de deelnemers. Dit om misverstanden te voorkomen.
# Tip 9: Hebben de deelnemers een besef van verantwoordelijkheid voor zinvol en effectief vergaderen?
Niet alleen een voorzitter is verantwoordelijk voor het ontspannen en effectief vergaderen. Ook de andere deelnemers zijn hiervoor verantwoordelijkheid. Door bijvoorbeeld op tijd te komen. Komt een deelnemer te laat, begin toch op tijd. Anders beloon je de laatkomer en straf je de mensen die wel op tijd komen. Met het risico dat in het vervolg iedereen later komt.
Ook zijn ze verantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering door de agendapunten te volgen en er niet van alles bij te halen of teveel over een onderwerp uit te weiden.
# Tip 10: Weten de deelnemers hoe ze constructief kunnen vergaderen?
Voor een constructieve manier van vergaderen is het nodig om goed met elkaar te kunnen communiceren en samenwerken. Daarvoor is nodig:
- Begrip tonen
- Vanuit jezelf praten
- Positieve en oplossingsgerichte houding aannemen
- Respectvol blijven ondanks eventuele irritaties
- Rekening houden met andermans communicatiestijl
- Duidelijk communiceren
- Vragen stellen bij onduidelijkheden
- Openstaan voor andermans argumenten en bereid zijn oprecht te luisteren
- Voorkomen van welles/nietes discussies
- Regie houden op je emoties
- Voorkomen dat situaties persoonlijk worden
- Gebruik maken van gepaste (!) humor
- Constructief feedback geven en ontvangen
Effectief vergaderen; prettig en duidelijk
Dit zijn tot slot vaardigheden die van belang zijn om de sfeer in een vergadering prettig te houden, vertrouwen en veiligheid op te bouwen en te zorgen voor een effectief verloop van de vergadering.
Succes!
Wil je een training in constructief en effectief vergaderen voor een goede samenwerking binnen je team en om sneller de doelstellingen te behalen?
Of zoek je een coach die je helpt met effectief vergaderen, bijvoorbeeld voor de rol van voorzitter om deze met plezier en succes vanuit goed leiderschap te vervullen?
Neem contact met me op voor meer informatie.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
