Ontspannen en effectief communiceren in vergaderingen om je impact te vergroten
Effectief communiceren in vergaderingen gaat niet altijd vanzelf. We bespreken veel in vergaderingen, maar we bereiken niet altijd de gewenste doelen. We willen graag dat onze vergaderingen lopen als een geoliede machine waarin we onze bijdrage kunnen leveren en soepel onze mening geven, omdat we betrokken zijn bij ons werk.
Vaak is het nodig om ons bewust anders op te stellen in vergaderingen dan we gewend zijn om onze invloed te vergroten en onze doelen en die van het team te behalen.
In hoeverre heb je de afgelopen maand effectief vergaderd? En heeft jouw krachtige en effectieve opstelling in vergaderingen gezorgd voor een gewenste impact? Of heb je regelmatig na een vergadering het gevoel gehad dat de vergadering jou en het team niets opgeleverd heeft behalve misschien energieverlies?
Daarom 10 waardevolle tips voor krachtig en effectief communiceren in vergaderingen.
Ontspannen en effectief communiceren in vergaderingen om je impact te vergroten
1. Kom op tijd!
Sterker nog, kom iets aan de vroeg kant. Je kunt even bijpraten met collega’s en daarmee de onderlinge relatie verstevigen en eventueel ideeën en meningen uitwisselen.
Bovendien is het heel vervelend als je te laat binnen komt rennen. Behalve dat je collega’s zich irriteren en dat vaak laten blijken, heb je al een stuk van de vergadering gemist. Op tijd komen zorgt ervoor dat je mentaal rustig aan de vergadering kan beginnen en je er volledig op kan concentreren.
Online vergaderen; prettig en effectief overleggen zonder reistijd en afstand
2. Maak onderling procesafspraken
Procesafspraken gaan over hoe je met elkaar vergadert. Wie is de voorzitter, wie maakt de notulen? Hoe zien de notulen eruit (actiepuntenlijst of een heel verslag?), telefoons op stil en zijn er uitzonderingen?
10 tips voor prettig en effectief vergaderen. De kunst van het vergaderen.
Het maken van procesafspraken voorkomt irritatie en zorgt ervoor dat een vergadering soepeler verloopt.
3. Bereid je goed voor
Mijn ervaring tijdens het begeleiden van mensen en teams is, is dat het voorbereiden van gesprekken en vergaderingen vaak een sluitpost is van de actiepuntenlijst. We hebben het druk, we vinden het niet leuk, de vorige vergadering liep uit, enz.
80% van een effectief gesprek zit in de voorbereiding.
~anoniem~
Wil je invloed? Weet dan wat er op de agenda staat en vorm vooraf je mening. Bereid bovendien de agendapunten die je zelf hebt ingebracht, goed voor. Blok hiervoor tijd af in je agenda en bewaak die tijd!
4. Houd je doel voor ogen
Wat wil jij bereiken tijdens de vergadering? Wil je een besluit voor een agendapunt dat jij ingebracht hebt? Wil je invloed op de discussie over een nieuw proces dat ingevoerd wordt? Houd tijdens de vergadering jouw doel voor ogen en werk naar dit doel toe.
5. Duidelijk zijn in je communicatie
Ken je ook iemand die chaotisch een mening geeft en om zaken heen draait? Het onderwerp van gesprek vliegt alle kanten op, er worden eindeloze voorbeelden bij gehaald en uiteindelijk weet niemand wat de bedoeling was.
Effectief communiceren in vergaderingen betekent kort en krachtig je standpunt onder woorden brengen. Breng structuur in je verhaal en draai niet om de hete brei heen. Een mooi hulpmiddel hiervoor is KISS (=Keep It Short en Simple).
6. Tactvol communiceren
Duidelijk zijn in je communicatie is niet hetzelfde als bot communiceren. Tactvol communiceren wil zeggen dat je op een sympathieke en duidelijke manier je standpunt verwoordt en hierbij rekening houdt met je gesprekspartners en met de situatie.
Ontwikkel met andere woorden je professioneel sociale vaardigheden voor effectief communiceren in vergaderingen en leer tactvol communiceren.
7. Voorkom negatieve communicatie
Neerbuigende houding, discriminerende woorden, sarcastische grapjes, steken onder water, verwijten, de persoonlijke aanval kiezen, negatief kritische of probleemgerichte opmerkingen, emotionele chantage, elkaar aanstoten, met de ogen draaien, defensieve houding, enz., enz.
Voorbeelden van negatieve communicatie die je waarschijnlijk regelmatig tegenkomt in vergaderingen. Sterker nog, je zult ongetwijfeld een aantal voorbeelden missen in het lijstje.
Negatieve communicatie in een vergadering roept veel weerstand en onuitgesproken emoties op. Het gaat dan niet meer om de inhoud van de agendapunten, maar om de onuitgesproken irritaties die de deelnemers voor elkaar voelen. Met als gevolg dat mensen niet meer naar elkaars standpunten willen luisteren en besluitvorming wordt uitgesteld of vaag gehouden.
We maken allemaal wel eens (onbewust) gebruik van negatieve communicatie. Kies daarom je woorden zorgvuldig. Merk je dat iemand anders regelmatig negatief communiceert en dat dit een negatieve invloed heeft op het effectief communiceren in vergaderingen? Bespreek het met die persoon.
8. Straal zelfvertrouwen uit
Ook al voel je je onzeker, straal zelfvertrouwen uit. Maak je stem krachtiger, ga rechterop lopen, maak je wat breder en zet je voeten stevig op de vloer. Uiteindelijk ga je het ook voelen. ‘Fake it till you make it.’ Je zult krachtiger overkomen.
9. Onderling begrip en vertrouwen stimuleren
Om effectief met elkaar in gesprek te kunnen, is een goede onderlinge relatie belangrijk gebaseerd op begrip en vertrouwen. Iedereen wil zich veilig en gewaardeerd voelen in een vergadering, serieus genomen worden en wil graag dat de anderen luisteren naar zijn mening.
Onderling begrip en vertrouwen kun je stimuleren door te laten zien dat je bereid bent andermans standpunten te begrijpen en een situatie vanuit een andere invalshoek te bekijken. Gebruik je inlevingsvermogen en toon oprecht begrip als dat nodig is. Laat iedereen in zijn waarde ongeacht de verschillende karakters en communicatiestijlen.
10. Samenvattend; De inhoud is het belangrijkste toch?
Pas geleden gaf ik een training ‘Constructief Vergaderen’. Eén van de deelnemers vroeg me waarom er toch zoveel aandacht werd besteed aan de manier waarop er vergaderd wordt, “want de inhoud van de agendapunten is toch waarom het draait?”. Hij vond het effectief communiceren in vergaderingen gedoe.
Ik vroeg hem of hij wel eens te maken had gehad met een aanvaring in een vergadering, met miscommunicatie waardoor er zaken later mis gingen, met vergaderingen waarin deelnemers regelmatig te laat kwamen en vergaderingen waarin maar geen besluiten werden genomen en eindeloos duurde? “Vanzelfsprekend.”, was zijn antwoord.
De inhoud (agendapunten) is wel degelijk waar het om draait in een vergadering. Het bespreken van de agendapunten draagt als het goed is bij aan het effectief functioneren van een team of project. Maar als je geen aandacht besteedt aan de manier waarop mensen met elkaar omgaan en effectief communiceren in vergaderingen, dan stranden de gesprekken op weerstand en irritatie.
Maak daarom onderlinge procesafspraken en besteed tijdens de vergadering bewust aandacht aan de manier waarop je een mening onder woorden brengt, aan emoties en hoe mensen met elkaar omgaan. Zo wordt effectief communiceren in vergaderingen de olie om een vergadering soepel, ontspannen en professioneel te laten verlopen.
Vind ook jij en het team effectief communiceren in vergaderingen lastig? Ik help je graag verder. Neem contact met me op voor vrijblijvende informatie voor persoonlijke coaching of een teamtraining.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
Pingback: Microsoft Teams hygiëne voor online vergaderingen