Assertief communiceren met lastige collega’s en over moeilijke situaties op de werkvloer
We hebben allemaal wel eens te maken met lastige situaties in ons werk en vervelend gedrag van collega’s. Dat is onvermijdelijk.
Vooral mensen die graag conflicten vermijden, hebben de neiging de situatie te negeren, in de hoop dat het zichzelf oplost. Ze zijn bang dat het ten koste gaat van de relatie met hun collega of voor de reactie van de ander als ze de confrontatie aangaan. Maar juist dat kan de situatie verergeren en ten koste van jezelf, van je werk of zelfs van je carrière gaan.
Conflict vermijden
Je weet voor jezelf wel dat de confrontatie aangaan met je collega nodig is om de situatie te veranderen. Maar je voelt je er ongemakkelijk en gespannen bij. Voor situaties die jou en je werk negatief beïnvloeden, is constructief de confrontatie aangaan, belangrijk.
Vind je dit lastig?
Dan heb ik 10 inspirerende en praktische handvatten voor gemakkelijker de confrontatie aangaan in je werk.
1. Neem de tijd om je emoties te laten zakken
Als we ons geïrriteerd voelen of we vatten het gedrag van die vervelende collega persoonlijk op, dan kunnen onze emoties flink oplopen. Met als risico dat we ontploffen in het gesprek. Wil je een goed gesprek, neem de tijd om regie te krijgen over je emoties.
2. Neem een besluit over wat je wilt
Wat wil je bereiken in het gesprek? Bedenk vooraf goed wat je wilt en bereid dit voor.
Een handig trucje om te bedenken wat je doel van het gesprek is, is om de gewenste uitkomst van het gesprek voor ogen te houden. Wanneer het gesprek afgelopen is, wat wil je dan dat er verandert, welke afspraken wil je gemaakt hebben? Wat wil je dat jullie anders gaan doen?
3. Kies de juiste tijd en de juiste plaats
Zorg ervoor dat je een goed moment kiest. Een moment waarop je je rustig voelt, maar wacht ook niet te lang. Ook snel even je standpunt op tafel gooien, vlak voordat jij of je collega een afspraak hebben, levert geen goed gesprek op.
Neem de tijd en zorg voor privacy. Een aparte ruimte en de telefoons op stil dragen bij aan een goed gesprek.
4. Spreek vanuit ‘ik’
Pas geleden stond ik bij iemand te praten in haar kantoor en hoorde ik op de gang iemand tegen een collega tekeer gaan. “Jij neemt ook altijd het woord over in de vergadering. Laat gewoon eens een keer iemand uitspreken.” Dat is niet de confrontatie aangaan, maar frustraties eruit gooien.
Voor een constructief gesprek, voorkom dat je in de aanval gaat. Vermijd het gebruik van ‘jij’ en praat vanuit jezelf. Vermijd bovendien ‘alles of niets’ uitspraken (‘jij laat nooit iemand uitspreken.” Of “Jij hebt altijd het hoogste woord.”)
Beter kun je zeggen: “ Ik merk dat je in de afgelopen vergaderingen regelmatig mensen in de reden valt. Ik wil je vragen om, voordat je je mening geeft, eerst mij of een andere collega laat uitspreken.”
5. Hou je bij de feiten
Beschrijf het vervelende gedrag of de ongewenste situatie zo feitelijk mogelijk en benoem de (feitelijke) gevolgen ervan.
Jaren geleden nam ik een nieuwe collega aan om mij te ondersteunen. Na een week merkte ik dat ze erg veel van haar plek was en dat ze niet opschoot met haar werk. Zij bleek niet alleen aan mij elke dag uitgebreid te willen vertellen wat ze allemaal meemaakte, maar ook aan alle collega’s waarmee ze samenwerkte. Haar werk leed er onder en ik kreeg klachten van collega’s over haar werk en haar gedrag.
Wat andere collega’s mij over haar gedrag verteld hebben, heb ik niet gebruikt in het gesprek. Niet alleen zou ik haar kwetsen, ik zou waarschijnlijk terecht zijn gekomen in een welles/nietes discussie. Ik heb alleen het gedrag benoemd dat ik zelf had gezien en de feitelijke gevolgen ervan voor mij (ik moest bijvoorbeeld alsnog overwerken) en voor het werk.
6. Toon begrip
Als de situatie lastig is voor de ander, toon oprecht begrip.
Dat je begrip toont, wil niet zeggen dat je de gevolgen van iemands gedrag dan maar volledig moet accepteren. Ik had wel degelijk begrip voor de privésituatie van mijn collega en dat heb ik haar verteld. Daarnaast wilde ik dat ze haar tijd en aandacht aan haar werk besteedde.
7. Benoem duidelijk wat je wel wilt en blijf respectvol
Sommige mensen denken dat aan de ene kant duidelijk zijn en aan de andere kant respectvol blijven elkaar uitsluiten. Deze kunnen elkaar echter juist versterken.
De confrontatie aangaan is respectvol communiceren zonder iemand te willen beledigen of te kwetsen
Wees oprecht en duidelijk in wat je wilt en waarom je dit wilt. Zo voorkom je dat je om de hete brei heen draait en dat je gesprekspartner voor jou moet invullen wat je bedoelt. Met duidelijk communiceren is er geen ruimte voor misverstanden. Misverstanden die eventueel later weer rechtgezet moeten worden en de situatie alsnog pijnlijk maken.
Blijf daarnaast vriendelijk en respectvol. Luister naar je collega en sta open voor de reactie van de ander. Stel vragen indien nodig en blijf op conversatietoon praten. Jij wilt gehoord en serieus genomen worden. Dat geldt ook voor je gesprekspartner.
8. Stop met vooraf invullen hoe een ander gaat reageren
Pas geleden werkte ik met een cliënt. Zij wilde de confrontatie aangaan met een collega. Ze dacht echter zeker te weten hoe haar collega zou reageren. “Mijn collega wil gewoon blijven doorgaan als altijd en als ik dit aankaart wordt ze alleen maar boos.”
Je collega kan inderdaad boos worden. Ze kan bovendien een andere mening hebben. Maar dat weet je pas als je met haar in gesprek gaat.
Tot grote verbazing van mijn cliënt bleek in het gesprek dat haar collega het met haar eens was. Zij wilde de situatie ook veranderen, maar wist niet hoe ze dit moest aankaarten.
Durf open te staan voor de reactie van je gesprekspartner. Hoe lastig je het ook vindt en hoeveel spanning je ook ervaart, het is belangrijk te realiseren dat je gesprekspartner een andere mening mag hebben.
9. Accepteer dat het gesprek niet altijd leidt tot de gewenste uitkomst
Er kunnen allerlei redenen zijn voor iemand om je niet of nauwelijks tegemoet te komen. Iemand kan een totaal andere mening hebben, je collega probeert zijn gedrag aan te passen, maar vindt het lastig of je collega snapt je punt, maar kan aan de situatie niets veranderen.
Elke nieuwe situatie zorgt ervoor dat je voor een nieuwe keuze staat. Hoe wil je met de situatie omgaan als die niet of te weinig verandert? Er zijn meestal wel oplossingen te bedenken die de situatie toch verbeteren. Misschien is het niet zoals je het zou willen, maar is het wel een alternatief waarmee je kunt leven.
10. Choose your battles wisely
Als je altijd en overal een punt van maakt, gaan mensen zich ongemakkelijk voelen in je gezelschap. Collega’s gaan je vermijden, omdat je de reputatie krijgt overal kritiek op te hebben.
Kies daarom de confrontatie voor onderwerpen die voor jou en je werk duidelijke verbeteringen kunnen opleveren en die voor jou heel belangrijk zijn.
Ik wens je veel succes deze tips voor gemakkelijker de confrontatie aangaan!
Vind je de confrontatie aangaan lastig en kun je hulp gebruiken om dit beter onder de knie te krijgen? Ik nodig je van harte uit contact op te nemen voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
