Vergroot je professionele communicatieve vaardigheden door deze communicatiefouten te vermijden
Iedereen maakt fouten, ook in de communicatie met collega’s, medewerkers, klanten of met je leidinggevende. Niets menselijks is ons vreemd. Sommige communicatiefouten maken we zonder dat we het zelf door hebben en blijven we daarom maken. Terwijl ze wel de relatie met onze collega’s nadelig kunnen beïnvloeden.
Daarom een lijstje met de 10 belangrijkste communicatiefouten op de werkvloer die iedereen wel eens maakt en je beter kunt vermijden.
Ik ben benieuwd of je de communicatiefouten herkent.
Communicatiefout 1: Volledig op je eigen verhaal gefocust zijn
In het gesprek ben je volledig geconcentreerd op het vertellen van jouw verhaal op jouw manier. Je vergeet het verhaal en de mening van de ander te begrijpen met weerstand en irritatie bij je gesprekspartner tot gevolg.
Wat heeft je gesprekspartner nodig om begrip te hebben voor jouw verhaal?
Probeer eens meer open te staan voor de mening van de ander en de manier waarop de ander communiceert. Wat heeft je gesprekspartner nodig aan begrip om op zijn beurt ook jou te begrijpen? Meer ruimte in het gesprek? Andere argumenten?
Communicatiefout 2: Woorden gebruiken die je verhaal ondermijnen
De woorden die je gebruikt kunnen een verhaal versterken of ronduit ondermijnen, zoals: “Wellicht vind je het idee niks, maar misschien kan ik het eventjes tegen je aanhouden…..?”
Woorden als eventjes, wellicht, misschien, verkleinwoordjes en zinnen die onderdanigheid uitdrukken kun je beter vermijden. Je geeft hiermee je gesprekspartner automatisch de macht om te zeggen dat het idee inderdaad niks of dat hij ‘geen tijd heeft voor eventjes’. Zonde, want je ideeën kunnen juist heel waardevol zijn.
Communicatiefout 3: Gebrek aan inlevingsvermogen
Ook in een zakelijk gesprek heb je niet alleen te maken met de feitelijke inhoud, ook emoties spelen een belangrijke rol. Gesprekspartners zijn wel eens verdrietig, geïrriteerd, boos, blij of voelen zich machteloos. Gebruik je inlevingsvermogen en probeer je te verplaatsen in de situatie en standpunten van de ander. Het gesprek zal een stuk meer ontspannen en effectiever verlopen.
Communicatiefout 4: Ervan uit gaan dat je weet wat de ander bedoelt
Je hebt het vast zelf wel eens meegemaakt dat iemand je ongeduldig onderbrak en je verhaal afmaakte, terwijl jij iets totaal anders bedoelde. Heel irritant!
Niemand kan gedachten lezen.
Ga er daarom niet bij voorbaat van uit dat je weet wat de ander wil gaan zeggen. Laat mensen uitpraten, luister oprecht en vraag door. Wie weet wordt je nog verrast door een goed idee of een interessante mening.
Communicatiefout 5: Onrespectvol communiceren
Je loopt een kamer van een collega binnen die druk aan het appen is. “Tuurlijk kun je wat vragen, ik moet dit berichtje wel even afmaken, maar ik kan 2 dingen tegelijk hoor,” antwoordt je collega zonder op te kijken. Ja, ja…..
Voel je je serieus genomen? Gewaardeerd?
In een gesprek willen mensen graag oprechte aandacht van de ander. Het lijkt een open deur, maar wie heeft er niet eens zo’n soort misser gemaakt in een gesprek?
Iemand onderbreken, geen oogcontact, met je telefoon bezig zijn, misplaatste humor, over iemands schouder heen kijken, continu over jezelf praten, het verhaal van de ander naar je toe trekken (“Oh ja, dat heb ik ook wel eens mee gemaakt.”). Allemaal communicatieremmers die je beter kunt vermijden, als je de relatie en het contact met je gesprekspartner belangrijk vindt.
Communicatiefout 6: Je gelijk willen halen in een gesprek
Pas geleden zat ik te praten met een klant bij haar op kantoor. Haar kamerdeur stond open. Op de gang hoorde ik dat twee collega’s duidelijk een verschil van mening hadden over een automatiseringsprobleem. De discussie raakte verhit, want beiden waren uitsluitend bezig hun gelijk te halen bij de ander. Wat natuurlijk niet ging gebeuren. Uiteindelijk liepen ze boos weg. Mijn klant deed haar deur maar dicht.
Onbedoelde communicatiefouten vermijden voor een beter gesprek
Later vertelde mijn klant dat de twee collega’s met elkaar in gesprek zijn gegaan. Beiden hadden erkend dat de manier waarop ze met elkaar op de gang hadden gesproken, ‘niet handig was’. Ze wilden er graag samen uitkomen. Toen ze naar elkaar begonnen te luisteren en besloten open te staan voor elkaars mening kwam er een oplossing uit die beter was dan de oplossing die ze allebei apart hadden bedacht.
Communicatiefout 7: Iemand afbranden
Iemand persoonlijk aanvallen, een idee compleet de grond inboren, iemand uitschelden, een mening bagatelliseren. Allemaal goede methodes om iemand af te branden en de onderlinge relatie om zeep te brengen.
Constructief samenwerken
Wil je constructief samenwerken met iemand, praat dan vanuit jezelf en geef alleen feedback op het gedrag dat je storend vindt in plaats van iemand persoonlijk aan te vallen. Neem iemand serieus , ook als je zijn mening niet deelt.
Communicatiefout 8: Collega’s of medewerkers opjagen
Ongeduld is vaak een sterk aanwezige emotie die anderen snel aanvoelen. Wie kent er geen collega die nauwelijks het geduld op kan opbrengen naar je te luisteren of een leidinggevende die zich niet bewust is van zijn opjagende manier van leidinggeven, waarbij alles snel moet gebeuren.
Het kan collega’s verlammen, stress bezorgen of opgejaagd laten voelen waardoor ze minder gaan presteren.
Ben je ongeduldig of weet je dat je ongeduldig overkomt? Beheers die emotie voor een beter contact en samenwerking met je gesprekspartner.
Communicatiefout 9: Je emoties in het gesprek jou laten leiden
Je voelt de boosheid vanuit je tenen opkruipen totdat je het gevoel hebt dat je kan exploderen van nijd. Je collega houdt zich opnieuw niet aan haar afspraken, je leidinggevende laat over zich heen lopen door andere managers. En daardoor kun jij je werk niet doen. Grrr….
We zijn allemaal wel eens zo boos geweest dat we het liefst ter plekke de ander de huid vol willen schelden. Helaas heeft dat vaak als resultaat dat je de relatie met de ander zo beschadigt, dat samenwerken onmogelijk wordt.
Regie over je emoties in plaats van andersom
De kunst is om regie te houden over jouw emoties in plaats van dat jouw emoties jou regisseren. Ga achterover zitten en bedenk wat je in het gesprek kunt doen om achteraf terug te kunnen kijken op een constructief gesprek. Zo kun je met meer afstand naar het gesprek kijken en het gesprek weer op gang brengen voor een goede communicatie en samenwerking.
Communicatiefout 10: Niet assertief communiceren
Je wilt alles doen voor iedereen en ‘nee’ zeggen vind je moeilijk. Je werkt je drie slagen in de rondte om je werk af te krijgen en je collega’s begrijpen maar niet dat je het hartstikke druk hebt en niet altijd alles op tijd af kan krijgen.
Wil je een collega zijn die gerespecteerd wordt en betrouwbaar over komt? Stel je grenzen door je prioriteiten te stellen en doe aan verwachtingsmanagement. Communiceer duidelijk over wat je wel en niet kunt doen en wanneer. Door assertief te communiceren weten mensen wat ze van je kunnen verwachten.
Communiceren gaat niet altijd vanzelf, soms moet je er moeite voor doen door goed na te denken over wat je zegt en hoe je het zegt. Blijvend aandacht besteden aan de ontwikkeling van je professionele communicatieve vaardigheden levert je wel een prettiger en meer ontspannen contact met je gesprekspartners op en een betere samenwerking. Deze communicatiefouten maak je niet meer. Mooi toch?
Succes!
ps. Wil je zelf of met je team werken aan professionele communicatievaardigheden? Dan nodig ik je van harte uit om contact met me op te nemen.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
