7 tips om te leren delegeren voor een gemotiveerd team
Een belangrijke managementvaardigheid voor leidinggevenden is delegeren.
Maar niet alle leidinggevenden vinden het gemakkelijk om werk uit handen te geven. Tijdens het coachen en trainen van leidinggevenden hoor ik regelmatig “Ik kan het beter” of “als het fout gaat, word ik er op aangesproken” of “mijn medewerkers hebben al teveel werk”. Argumenten om maar niet te hoeven delegeren.
Voordelen van delegeren
Delegeren heeft echter meerdere voordelen.
# Voordeel 1
Door te delegeren zorg je er als manager voor dat je je eigen werklast omlaag brengt. Je hebt ook meer tijd voor de taken die voor de afdeling belangrijk zijn en alleen door jou gedaan kunnen worden.
# Voordeel 2
Als je op de juiste manier taken delegeert, zorg je voor gemotiveerde medewerkers. Je geeft je medewerkers de gelegenheid taken te doen die uitdagend zijn en waarmee ze zich kunnen ontwikkelen.
# Voordeel 3
Daarnaast heb je wellicht medewerkers in je team die over betere vaardigheden beschikken dan jij om die specifieke taak te doen. De kwaliteit van het werk van het team gaat omhoog en dat is toch wat je wilt als leidinggevende van een afdeling?
Succesvol delegeren
Hoe kun je vervolgens succesvol delegeren?
Daar bedoel ik mee; delegeren op zo’n manier dat je medewerker weet wat er van hem verwacht wordt en jij met een gerust gevoel de taak aan de medewerker kan geven?
Wellicht helpen deze 7 tips je.
1. Welke taken wil je delegeren?
Vraag je als manager eerst af welke taken je wilt en kunt delegeren. Sommige taken moet je absoluut zelf doen en kun je niet delegeren, zoals bijvoorbeeld gesprekken voeren over ziekteverzuim met je medewerkers en de afdeling HRM. Maar er zijn vast taken die je wel aan anderen kunt overlaten en die jij misschien wel heel graag kwijt wilt.
2. Aan welke teamleden kun je taken overdragen?
Maak gebruik van de kwaliteiten van je teamleden en geef elk teamlid een taak waarin ze het beste tot hun recht komen. Dit komt ten goede aan de kwaliteit van je afdeling. Bovendien zullen je teamleden zich meer verantwoordelijk voelen voor klussen waarmee ze affiniteit hebben en door uitgedaagd voelen. Hun motivatie en hun zelfvertrouwen zal hierdoor groeien.
3. Bereid je gesprek goed voor met je teamlid
Als je een taak wilt delegeren, bereid het gesprek goed voor. Welke taak wil je delegeren? Heeft de medewerker extra informatie nodig om de taak goed te kunnen doen? Welke bevoegdheden en middelen heeft je medewerker nodig om zijn werk goed te kunnen doen? Welke afspraken wil je met de medewerker maken over kwaliteit, resultaat en over de deadline? En wil je dat je medewerker de stand van zaken bijvoorbeeld wekelijks terugkoppelt? Dan zul je ook dat af moeten spreken.
4. Motiveer je medewerker
Vertel waarom jij wilt dat juist deze medewerker deze taak voor jou doet en wat het belang van de taak is.
5. Controleer regelmatig de voortgang
Leidinggevenden zijn vaak bang om te vragen hoe het gaat met de klus. Ze denken dat medewerkers zich op een negatieve manier gecontroleerd voelen. Maar vragen naar de stand van zaken op de afgesproken tijdstippen kan ook heel motiverend werken. Je toont interesse, kunt eventuele vragen beantwoorden en bijsturen als dat nodig is. Neem deze momenten daarom serieus en luister naar wat je medewerker je vertelt.
Mocht het heel slecht gaan met de voortgang van de taak en je denkt dat het niet goed meer gaat komen, neem dan als extreme maatregel de taak terug en leg uit waarom.
6. Laat verder de taak los en geef de medewerker de ruimte
Bemoei je er tussendoor niet mee. Laat merken dat je vertrouwen in je medewerker hebt dat de taak tot een goed einde volbracht wordt.
Als een collega van een andere afdeling of een teamlid naar jou toe komt met een vraag over de taak, verwijs deze door naar de medewerker aan wie jij de taak hebt gedelegeerd.
Stuur bovendien alleen maar bij als het heel erg mis gaat en bewaar tussen de evaluatiemomenten in, je afstand. Geef de medewerker bovendien de ruimte zijn eigen ervaringen te maken, inclusief fouten!
7. Evalueer samen met je medewerker en geef feedback
Vraag wat je medewerker wat zijn of haar mening is over het resultaat van de taak. En vul zelf aan. Wat ging goed? Geef hiervoor een compliment. En vertel ook wat de volgende keer beter kan.
Durf te delegeren en ontdek zelf de voordelen.
Ontwikkel lef om te delegeren en laat de controle los. Het levert jou en je team meer rust en ontspanning op, meer werkplezier en de kwaliteit van het werk gaat omhoog.
Succes!
Wil je beter leren leidinggeven en je team aansturen om je doelen te halen? Denk eens aan een coachingstraject.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
