Miscommunicatie voorkomen en genezen tussen collega’s en in teams. 7 tips!
Als twee of meer mensen met elkaar communiceren komt het regelmatig voor dat ze elkaar niet begrijpen. Er ontstaat miscommunicatie.
Iedereen is uniek en communiceert vanuit zijn eigen karakter, gedachten en ervaringen en die zijn anders dan die van de gesprekspartner.
Miscommunicatie is daarom nooit helemaal te voorkomen in gesprekken.
Soms kom je er tijdens het gesprek al achter dat je boodschap niet overkomt zoals jij die bedoelt. Soms pas achteraf. Dat kan grappige momenten opleveren, maar het kan ook tot gevoelens van onbegrip en irritatie leiden, want ‘het is toch logisch wat je bedoelt’?
Miscommunicatie kan dan leiden tot een slechte werkrelatie tussen twee collega’s of zelfs tot een slechte werksfeer in het team of in de organisatie. Dit gaat ten koste van de samenwerking en uiteindelijk ten koste van de productiviteit.
Miscommunicatie voorkomen en genezen
Daarom is het belangrijk de kans op miscommunicatie zoveel mogelijk verkleinen. En heb je toch te maken met miscommunicatie? Dan kun je deze opheffen.
Daarom 7 tips om miscommunicatie te voorkomen en te genezen.
# tip 1. Leer jezelf en de ander kennen
Ieder mens is uniek en communiceert daarom anders.
Je communicatie wordt effectiever als je weet wat jouw communicatiestijl is met de bijbehorende kwaliteiten en valkuilen en die van je gesprekspartner(s).
Heb je bijvoorbeeld collega’s die rustig praten en achterover leunen als ze in gesprek zijn, meer afwachtend zijn en eerst eens luisteren naar wat je te vertellen hebt? Ben jij zelf iemand die snel praat en besluiten wil nemen in een gesprek? Vertraag je tempo in het gesprek!
Vinden je collega’s de taken in een project belangrijk en wil jij dat ze ook aandacht schenken aan de menselijke kant ? Vertel ze feitelijk waarom draagvlak van de collega’s belangrijk is voor de implementatie van een project.
# tip 2. Voorbereiden van je gesprekken
Bereid je gesprek voor. Denk hierbij niet alleen aan de inhoudelijke voorbereiding, maar bereid ook voor hoe je wilt dat je boodschap bij de ander overkomt en wat je hiervoor moet doen en zeggen. Besteed bovendien aandacht aan je lichaamstaal en aan de intonatie van je stem.
# tip 3. Eerst je gesprekspartners begrijpen en dan begrepen worden
Weet je wat er bij je collega’s leeft? Wat ze belangrijk vinden? Wat hen in beweging brengt?
Wil je miscommunicatie voorkomen, dan is het belangrijk dat je hiernaar vraagt. Vraag naar hun mening en naar het waarom ervan. Luister vervolgens oprecht en met een open houding naar hun antwoord, zonder dat je tegelijkertijd naar de stem in je eigen hoofd luistert. Vraag door als iets niet duidelijk is.
Je hoeft het niet met hen eens te zijn, maar je communicatie wordt effectiever en de kans is groter dat ze ook naar jou luisteren.
# tip 4. Niet invullen voor een ander
Het is gemakkelijk om te denken dat je weet wat de ander bedoelt. Maar weet je het zeker?
Voorkom dat je gaat invullen voor je gesprekspartners en gebruik NIVEA = Niet Invullen Voor Een Ander. Vraag wat de ander bedoelt en vat samen. Dit voorkomt onnodige miscommunicatie!
# tip 5. Vat het niet persoonlijk op
Miscommunicatie leidt vaak tot onbegrip tussen gesprekspartners en dat kan soms heel persoonlijk worden. “Ze doet geen enkele moeite om mij te begrijpen.” Of nog erger: “Hij doet alles om me dwars te zitten.”
Meestal is het niet persoonlijk, maar is er sprake van miscommunicatie of van tegengestelde belangen.
Bekijk daarom het probleem met de ander van een afstand. Wat is er precies aan de hand en wat kun je doen om weer met elkaar in gesprek te komen? Vraag vervolgens naar het waarom van het gedrag van de ander. Het leidt tot een beter begrip.
# tip 6. Omgaan met weerstand
Veel mensen vinden het lastig om met weerstand om te gaan.
Maar weerstand is een signaal dat de ander het moeilijk vindt om om te gaan met een verandering die van hen gevraagd wordt. Bijvoorbeeld een verandering in gedrag, een organisatieverandering of het aanleren van een nieuwe werkmethode. Er wordt verwacht dat ze hun eigen mening, manier van werken of het gedrag dat ze gewend zijn, loslaten en er iets anders tegenover zetten.
Leer daarom adequaat om te gaan met weerstand om miscommunicatie te voorkomen en te genezen.
Toon begrip en laat merken dat je de ander serieus neemt. Vraag door en luister naar de argumenten van je gesprekspartners.
Vertel dat je denkt dat de ander het niet met je eens is of dat je weerstand ervaart. Vraag of dat klopt. Op die manier kan je gesprekspartner aangeven wat hem dwars zit en krijg jij de kans om hierop te reageren.
# tip 7. Gebruik metacommunicatie
Metacommuniceren betekent dat je communiceert over de communicatie.
Goed leren metacommuniceren levert een belangrijke bijdrage aan de effectiviteit van je communicatie.
Denk je dat er sprake is van miscommunicatie in een gesprek? Gebruik dan zinnetjes als:
“Volgens mij zitten we allebei op een andere golflengte. Wat denk jij? Zullen we even een pauze inlassen en zo meteen verder gaan met dit gesprek? Wil je koffie?”
Of
“In dit overleg moet een besluit komen over project A. Ik hoor nu vooral mensen door elkaar heen praten. Zullen we even 5 minuten besteden aan hoe we dit het beste kunnen aanpakken?”
Met bovenstaande 7 tips kun je miscommunicatie voorkomen en zo nodig genezen. De communicatie tussen jou en je gesprekspartners of in het team wordt effectiever en succesvoller. Dit draagt bij aan een prettigere werksfeer, een betere samenwerking en meer succes bij het behalen van je persoonlijke en professionele doelen voor jezelf en in het team.
Succes!
Wil je hulp om zelf effectiever en succesvoller te leren communiceren? of wil je dat je team leert effectiever te communiceren? Je bent van harte uitgenodigd om contact met me op te nemen.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
