Je productiviteit verhogen voor meer rust en overzicht
We hebben het allemaal druk en werken hard. We willen zoveel mogelijk gedaan krijgen op een dag en moeten steeds meer van onszelf. Het liefst zouden we onze productiviteit verhogen om nog meer te kunnen doen.
Productiviteit verhogen door nog harder te werken?
Maar tijdens ons werk worden we gestoord door collega’s en onze to do lijst groeit. We voelen ons onrustig en onvoldaan. Aan het einde van de dag vragen we ons af wat we nu eigenlijk allemaal gedaan hebben.
We zijn echter geen robots. Achter elkaar hard werken en onze to do lijst afvinken is niet de manier om productief te zijn. Hoe dan wel?
Ik geef je 10 effectieve tips waarmee je direct je productiviteit verhogen kan.
# 1. Doelen vaststellen
Wat zijn je doelen in je werk? Wat wil je vandaag bereiken? Deze week, over een half jaar of een jaar?
Een groot percentage van de mensen houdt zich in hun werk vooral bezig met klusjes en taken die op hun pad komen. Ze denken hier niet bewust over na, maar laten zich leiden door de waan van de dag.
Doelen beschrijven als werkkompas
De meest effectieve manier om productief te zijn is juist die taken te doen die bijdragen aan het behalen van je werkdoelen. Stel je daarom de vraag: draagt mijn eerstvolgende taak bij aan de doelen van mijn werk?
#2. Plan
Begin de dag met het maken van een planning. Wat ga je vandaag doen en in welke volgorde?
Het is slim om te beginnen met de klus waar je het meeste tegenop ziet. Of begin met een klus die de meest impact heeft op je werk.
#3. Plan realistisch
Je productiviteit verhogen door zoveel mogelijk te doen in zo kort mogelijke tijd kan behoorlijk wat frustratie opleveren.
Overvolle to do lijst
Begin jij ’s morgens ook enthousiast en vol energie je werkdag met het afwerken van een flinke to do lijst? Maar voor je het weet, komt er een spoedmail tussendoor, je collega stelt een vraag, je telefoon gaat en je raakt volledig uit je ritme.
Herkenbaar?
Productiviteit verhogen; niet alleen je gedrag is belangrijk, ook je gedachten
Onderbrekingen in je werk voelen als verstoringen. Maar de meeste ervan kun je niet voorkomen, ze zijn een vast onderdeel van je werk. Plan daarom je dag realistisch door 30% vrij te houden voor zaken die tussendoor komen. Dat zorgt voor rust in je hoofd.
En mocht je minder storingen hebben, dan heb je ineens tijd over om nog eens iets extra’s te doen. Hoe heerlijk is dat?
# 4. Grenzen stellen
Je productiviteit verhogen betekent ook dat je vooraf nadenkt over waar jij je je tijd aan wilt besteden. Dat betekent dat je automatisch ook een keuze maakt voor zaken die je niet (nu) doet. Dat is soms lastig en vergt zelfbeheersing. Want alles is toch dringend en belangrijk? En dat is tegelijkertijd de hamvraag. Is dat namelijk echt zo? De kunst is om te leren kiezen voor de taken die de meeste impact hebben.
Grenzen stellen aan jezelf en aan je collega’s
Dat zelfde geldt voor vragen van je collega’s. Als je overal ‘ja’ op zegt, dan heb je ineens een lange takenlijst. Soms is het nodig kritisch te kijken naar wat je collega van je vraagt. Is het echt nodig dat jij het doet? En heb je daar tijd voor? Zo niet, dan is het de kunst om dat vriendelijk en duidelijk te vertellen aan je collega.
# 5. Zorg goed voor jezelf
Je mentale en fysieke welzijn zijn belangrijk voor jezelf en voor je werk. Zorg daarom goed voor jezelf door bijvoorbeeld:
- Pauzes tussendoor geven je brein rust. Het is bewezen dat door regelmatig even een pauzemomentje te nemen, je je productiviteit een boost geeft.
- Beweeg tussen je werkzaamheden door. Strek je af en toe uit en wandel in je pauze. Dit geeft energie.
- Af en toe een praatje met je collega kan je gedachten even afleiden van je werk, zodat je daarna weer vrolijk aan de slag kan.
- Stop met werken als je thuis bent. Een afsluitend werkritueel kan helpen een grens aan te brengen tussen werk en thuis. Zoals alvast een werkplanning maken voor de volgende dag en de deur heel bewust achter je dicht doen.
# 6. Goed = goed genoeg
Bij de perfectionisten onder ons lopen nu de rillingen over hun rug ?.
Maar een e-mail hoef je geen zes keer na te kijken. Je hoeft niet alles nu te doen en tot in de detail uit te werken. Je hoeft ook niet overal op te reageren. En niet alles hoeft van perfecte kwaliteit te zijn.
De kunst is om keuzes te maken wat je wel en niet gaat doen en hoe gedetailleerd. Voor veel taken kan de meetlat zakken naar 80% en is goed al goed genoeg.
# 7. Leer effectief uit te stellen
Zeg je nu dat ik werk moet uitstellen, Ingrid? Ik leer toch altijd dat uitstelgedrag niet goed is?
Uitstelgedrag is soms heel effectief
Als je bewust keuzes maakt waar jij je tijd en energie aan wilt besteden om je werkdoelen te behalen, kies je automatisch ook voor wat je niet gaat doen. De meest belangrijke taken doe je eerst, de rest stel je uit of doe je helemaal niet meer.
# 8. Focus je aandacht
Er zijn heel de dag door talloze afleidingen als je aan het werkt bent. E-mailnotificaties, je social media, de snoepgeluiden die je collega maakt of het gesprek dat collega’s bij jou in de buurt voeren.
Werkdoelen definiëren helpen je met je productiviteit verhogen
Die versnipperde aandacht kost je veel energie.
Hoe kun jij voorkomen dat je je laat afleiden? Als je je wilt concentreren kun je alle notificaties uitzetten of een koptelefoon opzetten. Wat vooral helpt, is je bewust zijn van je werkdoelen. Je doelen helpen je je aandacht te geven aan die taken die echt belangrijk zijn.
# 9. Motiveer jezelf
Het is gemakkelijk om terug te kijken op een dag en te bedenken wat je allemaal niet hebt gedaan. Het gevolg is wel dat je je daardoor nooit tevreden voelt over je werk. Het is realistischer om te bedenken dat er altijd wel werk zal liggen.
Wil je met een goed gevoel je werkdag afsluiten? Kijk terug op wat je allemaal wel hebt gedaan. Waarschijnlijk is het meer dan je denkt.
Bedenk bovendien wat er allemaal goed is gegaan en wat je de volgende dag anders wilt doen. Daarmee stimuleer je je persoonlijke ontwikkeling.
# 10. De belangrijke tip; Wat motiveert jou dit werk te doen?
Hoe meer je baan bij je past, bij je drijfveren, kernwaarden en kwaliteiten, hoe meer energie je in je werk zult stoppen. Is het een baan waarin je je niet helemaal thuis voelt, dan zal elke taak meer energie en tijd kosten.
Hoe gemotiveerder je bent om je werk te doen, hoe productiever je bent. Als checklist kun je jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:
- Wat is voor jou jouw toegevoegde waarde van je werk?
- Welke drijfveren heb je en vind je deze terug in je werk?
- Wat vind je leuk in je werk? Wat niet?
- Welke kernwaarden en kernkwaliteiten heb je? Kun je deze terugvinden in je werk en inzetten?
- Hoeveel energie haal je uit je werk?
Ontdek jouw kwaliteiten en durf ze te benoemen
Samenvattend:
Je productiviteit verhogen lukt niet door nog harder te werken. Je wordt vooral productiever door slimmer te werken. Niet alleen goed zorgen voor jezelf en je motivatie onder de loep nemen, is belangrijk. Ook je werkdoelen beschrijven en daarop je taken afstemmen, helpen je productiever te worden.
Ik wens je veel inspiratie en succes met je productiviteit verhogen!
Ben je geïnspireerd geraakt en wil je de tips graag in de praktijk brengen? Of wil je eens goed stil staan bij je loopbaan? Wil je weten wat jouw drijfveren zijn, je kernwaarden en kwaliteiten? Denk eens aan coaching.
Neem contact met me op voor een vrijblijvend intakegesprek. Ook online coaching of een training ‘Je productiviteit verhogen’ behoort tot de mogelijkheden.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
