Waarom een soepele samenwerking niet altijd vanzelfsprekend is
Een soepele samenwerking is niet vanzelfsprekend. Een team bestaat uit unieke personen met hun gewoontes, ervaringen, kwaliteiten en persoonlijkheid. Teamleden uiten zich daarom verschillend en hebben andere meningen en (persoonlijke) belangen.
Dat een team bestaat uit mensen die onderling verschillend zijn, hoeft de samenwerking niet te belemmeren. Integendeel. Teams die goed samenwerken en presteren, hebben twee dingen gemeen. Ze hebben een gemeenschappelijk doel om te behalen en ze zijn bereid te investeren in de onderlinge relatie. Juist de verschillende kwaliteiten van de teamleden kunnen elkaar aanvullen om dit te realiseren.
De laatste jaren heb ik tientallen teams en professionals begeleid naar meer ontspannen en constructief samenwerken. Wat ik gemerkt heb, is dat de meeste mensen de beste intenties hebben en zeer betrokken zijn om hun werk goed te doen en om prettig met mensen om te gaan. Ze maken die intenties zichtbaar door elke dag opnieuw moeite te doen om dit te bereiken.
Soms echter hebben teamleden gewoontes ontwikkeld in de onderlinge interactie die een goede werksfeer en samenwerking belemmeren.
Ik heb 8 gewoontes, die ik regelmatig tegenkom bij het begeleiden van teams, verzameld.
# 1. Regelmatig negatieve kritiek geven zonder een oplossing te geven
Vanzelfsprekend mogen mensen kritiek geven op een situatie of onderwerp. Collega’s gaan zich echter irriteren als dit te vaak gebeurt of als een teamlid gebruik maakt van ‘alles of niets-uitspraken’ (“Ik vind het plan helemaal niets”) zonder een constructieve oplossing aan te bieden. Het gevolg is dat de irritatie overheerst en het de dialoog in het team verlamt.
Herken je een collega hierin of jezelf?
Afbranden van ideeën is gemakkelijk. Op een duidelijke en feitelijke manier je mening geven over het een onderwerp kan echter ook op een constructieve manier. Stel bovendien een alternatieve oplossing voor.
# 2. Teveel met je eigen verhaal bezig zijn in een gesprek
De grootste fout die mensen kunnen maken in het contact met anderen, is dat ze teveel gefocust te zijn op hun eigen verhaal zonder echt te luisteren naar anderen. Ze zijn teveel op zichzelf gericht in het gesprek en op wat zij gaan zeggen zodra hun gesprekspartner is uitgesproken.
Hun gesprekspartner voelt zich daardoor genegeerd, niet gehoord en zeker niet serieus genomen.
Herken je een collega hierin of doe je dit wel eens zelf?
Doe je dit zelf? Stel je open voor de mening van je gesprekspartner en neem een actieve luisterhouding aan, vul niet alvast het verhaal in voor de ander en vraag door. Je gesprekspartner zal je oprechte aandacht waarderen en beter naar jou luisteren.
Onderbreekt je collega je regelmatig? Luistert die alleen naar zijn eigen agenda in zijn hoofd? Vraag je gesprekspartner beleefd en duidelijk of je je verhaal af mag maken en of die echt naar je verhaal wilt luisteren.
# 3. Onderlinge machtsstrijd op de werkvloer
Van een machtsstrijd op de werkvloer is sprake als collega’s onderling hun gelijk willen halen of hun (informele) macht uitoefenen op de werkvloer. Bijvoorbeeld twee collega’s die continu met elkaar de confrontatie aangaan over de kleinste dingen, een leidinggevende die achter de rug van een medewerker om roddelt en daarmee de samenwerking van de medewerker met anderen ondermijnt of een collega die vanuit een gevoel van afgunst of bedreiging jouw werk afbrandt door opmerkingen te maken met als doel jouw zelfvertrouwen te ondermijnen.
Herkenbaar?
Vaak zijn dit situaties die moeilijk te benoemen zijn, omdat ze onderhuids of achter gesloten deuren plaatsvinden. Het gevolg voor het team is dat er een negatieve werksfeer ontstaat en het team gedemotiveerd raakt. Neem deze situatie daarom serieus. Sommige situaties kun je oplossen door er alert op te zijn en je collega erop aan te spreken. Bereid dit gesprek voor en bespreek vanuit jezelf hoe je de situatie ervaart. Andere situaties kun je beter negeren. Voorkom wel dat je de situatie (voor jezelf) verergert door teveel energie te steken in het overtuigen van de negatieve collega of leidinggevende. Laat zelf een constructieve manier van samenwerken zien.
# 4. Niet aan afspraken houden of afspraken alsnog in twijfel trekken
Eén van de grootste ergernissen op de werkvloer is een collega die regelmatig ‘vergeet’ zich aan afspraken te houden. Zeker als de collega niet (tijdig) vertelt dat die de deadline niet gaat halen die belangrijk is voor jouw werk.
Hoewel je het gedrag van een ander niet kunt veranderen, kun je wel een gesprek aangaan, waarin je feedback geeft over hoe jij de situatie ervaart als je collega zich niet aan zijn afspraken houdt. Helpt dit niet, denk dan na wat je nog meer kunt doen. Regelmatig zelf bij je collega vinger aan de pols houden over de voortgang, hulp aanbieden als er goede redenen voor je collega zijn om het werk niet op tijd af te hebben of bijvoorbeeld hulp voor bepaalde klussen vragen aan andere collega’s.
# 5. Ongefilterd communiceren
Soms zijn er collega’s die vinden dat alles maar gezegd mag worden op elk moment en op elke manier, omdat ze vinden dat ‘ze maar geaccepteerd moeten worden zoals ze zijn’ of omdat ze vooral bezig zijn met hun eigen belang en hun eigen emoties zonder rekening te houden met de emoties en belangen van hun gesprekspartner. Het gevolg is dat ze, zowel verbaal als non-verbaal bot, geïrriteerd, minachtend, ongeduldig of bijvoorbeeld aanvallend overkomen. Hun gesprekspartner is alleen nog maar bezig met wat die negatieve emoties met hen doen in plaats van te luisteren naar de inhoud van het verhaal met als gevolg misverstanden, miscommunicatie of erger; conflicten.
Ik las ergens dat we elke dag moeite doen om onze kleding uit te kiezen afgestemd op wat we gaan doen en met wie, omdat hoe we ons kleden een belangrijke indruk achterlaat. We vergeten echter een keuze te maken in welke woorden we gebruiken en hoe we non-verbaal communiceren. Terwijl juist de manier waarop we met mensen omgaan, zowel verbaal als non-verbaal, een blijvende indruk achterlaten. Communiceer daarom net zo zorgvuldig als dat je je kleding uitkiest en ga respectvol met mensen om door tactvol communiceren.
# 6. Onveilige of negatieve sfeer creëren
Roddelen, beschuldigingen uiten op een agressieve manier, schelden, bedreigen (bijvoorbeeld met ontslag of inleveren van interessante taken) of collega’s continu vertellen dat ze het fout doen. Het zijn allemaal vormen van agressief gedrag die ten koste gaan van het onderlinge contact en van de werksfeer. Niet alleen gaan mensen niet meer met plezier naar hun werk, omdat ze zich onveilig voelen, het heeft ook gevolgen voor de samenwerking en de productiviteit van het team, waardoor doelstellingen moeizamer of niet worden gehaald.
Je hebt vaak een groot zelfvertrouwen nodig om met dit gedrag van collega’s om te kunnen gaan. Hoewel het niet gemakkelijk is, is het belangrijk om jezelf voor te houden dat je weliswaar het gedrag van mensen niet zomaar meer kunt veranderen, je wel kunt bepalen hoe jij met de situatie om wilt gaan.
Leer assertief te reageren en maak bewust een keuze hoe jij met bepaalde situaties om wilt gaan. Als een collega tegen jou roddelt over een ander, dan kun je vragen of die dat al met de collega in kwestie besproken heeft. Probeert een collega je zwart te maken in een werkoverleg door te vertellen dat je je werk niet goed hebt gedaan, blijf rustig en vraag door naar de feiten (wat is er gebeurd? Wanneer? Hoe? Wat zou er anders moeten gaan?). Zo kom je sterker over en geef je een signaal aan alle collega’s dat je niet zomaar een beschuldiging voor waar aanneemt. Heeft de collega in kwestie geen gelijk, vraag dan direct of die de volgende keer even bij je binnenloopt om de situatie te bespreken in plaats van het op tafel te gooien in een werkoverleg.
# 7. Geen verantwoordelijkheid nemen voor je eigen gedrag
When you complain, you make yourself a victim.
Leave the situation, change the situation or accept it.
All else is madness.
Eckhart Tolle
Soms ontstaat er in een team een moppercultuur. Teamleden klagen en mopperen over elk probleem of ongewenste situatie die ze tegenkomen en reageren hierop door het probleem bij een ander te leggen of het bestaan ervan te ontkennen, te klagen over wat hen is aangedaan, de verantwoordelijkheid voor hun reactie hierop bij een ander te leggen (“dit is zo’n rotsituatie, daarom reageer ik agressief, ben ik weer gaan drinken, snoepen, etc.”) of een slachtofferrol aan te nemen. Ze verwachten dat anderen het probleem oplossen.
Hoewel dit gedrag het team niet verder helpt, is het vaak gemakkelijker om geen eigen verantwoordelijkheid te nemen. Teamleden hoeven niet na te denken over wat ze kunnen doen om met de situatie om te gaan, omdat ze dit lastig vinden en ze niet weten hoe.
De teamleden lossen hiermee echter niets op. De situatie blijft bestaan en wordt van kwaad tot erger. Willen teamleden er uitkomen in hun eigen belang en dat van het team? Dan is de eerste stap om bereid te zijn verantwoordelijkheid te nemen voor de oplossing van de situatie en na te denken wat de mogelijkheden zijn. Soms is dat niet meer dan de situatie (al dan niet tijdelijk) te accepteren en soms is dat de situatie proberen te beïnvloeden of zelfs te veranderen.
# 8. Te snel situaties en of personen veroordelen
Ben of ken je iemand die te snel (ver)oordeelt tijdens een gesprek?
Wil je oprecht investeren in het contact met je collega’s om een prettige werkrelatie tot stand te brengen? Sta open voor hun mening in een gesprek. Niemand wil een gesprek voeren met iemand die al een oordeel heeft geveld, niet meer luistert, het gesprek onderbreekt of het verhaal zelf afmaakt.
Voorkom daarom dat je te snel een oordeel velt en dat je je collega’s het gevoel geeft dat je hen veroordeelt. Wees daarentegen toegankelijk door oprechte interesse te tonen in de belevingswereld van je collega. Laat iemand uitpraten en schort je oordeel op totdat je volledig begrijpt wat je collega bedoelt. Je bevordert hiermee de onderlinge werksfeer en samenwerking.
Succes!
Herken je bovenstaande en vind je het lastig om dit toe te passen voor jezelf of het team? Kun je hierbij begeleiding gebruiken? Neem contact op voor meer informatie over coaching, teamcoaching, teamontwikkeling of een training om de onderlinge samenwerking in het team te versterken. Ik help je graag.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
