Werken op afstand en contact houden met je collega’s
Op het moment dat ik dit schrijf, leven we in een onwerkelijke situatie. Iedereen is bezig met het aanpassen van zijn dagelijkse leven aan de nieuwe realiteit. Veel mensen werken vanuit huis, vrijwillig of verplicht. Tegelijkertijd stond het schrijven van deze column al een tijdje op mijn wensenlijstje, omdat steeds meer mensen regelmatig thuiswerken. De actualiteit heeft dit versneld.
Thuiswerken ontspannen en effectief maken
Voor alle mensen die graag een aantal inzichten en tips willen om het thuiswerken zo prettig en effectief mogelijk voor zichzelf te maken, hoop ik dat deze column zal inspireren.
Thuiswerken; voor de één gemakkelijker dan voor de ander.
Thuiswerken heeft zo zijn eigen uitdagingen. Je hebt kleine kinderen die aandacht willen, je deelt de keukentafel met je partner die ook thuiswerkt, je mist je collega’s om je heen of de apparatuur werkt niet goed. Het voelt soms chaotisch, onwennig en onrustig.
Nieuw balans en ritme
De kunst is om een nieuwe routine en balans in het thuiswerken te ontwikkelen, zodat je ook vanuit huis ontspannen en effectief kunt werken.
Daarom geef ik je 10 inspirerende inzichten en praktische tips om het thuiswerken prettiger en effectiever voor je te maken.
#1. Structuur en routine
Met thuiswerken is het gemakkelijk om de structuur die je op je werk hebt, los te laten. Je staat wat later op en kijkt op je gemak een filmpje of leest je (online) krant.
Juist een structuur helpt om de balans tussen privé en werk te versterken. Structuur geeft houvast en voelt ontspannen. Je hoeft niet continu na te denken over je volgende actie. Dat geeft rust en overzicht.
Maak daarom voor jezelf een structuur en routine voor thuiswerken. Begin met werken op het tijdstip waarop je altijd begint. Maak een dag- of weekplanning. Ook je lunchpauze kun je inplannen op een vast tijdstip en eventuele (online) overleggen met je collega’s.
Thuiswerkers hebben nogal eens de neiging om door te werken aan het einde van de dag. Want ‘het gaat zo lekker en dan kan ik nog even iets afmaken’. Ga niet te lang door en trek (figuurlijk) op tijd de deur achter je dicht. Ook dat geeft rust.
#2. Creëer een prettige werkplek voor jezelf
Een plek waar je je prettig voelt en waar je geconcentreerd kunt werken, motiveert om aan de slag te gaan.
Maak daarom een comfortabele werkplek voor jezelf. Een plek waar je je werkspullen bij de hand kan houden, die je gezellig kunt maken door bijvoorbeeld planten of een bloemetje neer te zetten (geeft rust en ontspanning) en waar je ongestoord kunt werken.
Heb je goede apparatuur? Een goed beeldscherm, een goede verbinding en laptop? Wellicht kan je werkgever dit voor je regelen.
#3. Zijn er ook gezinsleden thuis?
De kunst is om het gezellig te houden. Afspraken maken helpt om rekening met elkaar te kunnen houden.
Zorg voor elkaar. Haal een kopje koffie voor elkaar, blijf lachen ondanks dat je voor je kinderen (of partner) misschien in gedachten een behangetje aan het uitzoeken bent om ze achter te plakken.
Het voordeel van met zijn allen thuis zijn, is dat je elkaar veel aandacht kunt geven! Doe met de kinderen in je pauze een spelletje of ga met je partner wandelen.
#4. Beweeg!
Als mensen niet naar hun werk reizen, hebben ze vaak veel minder beweging. Ze sprinten niet naar de trein, fietsen niet naar hun werk, maar zitten heel de dag achter hun laptop.
Je hebt met thuiswerken geen reistijd. Waarom die tijd niet gebruiken om een yogamatje uit te rollen en een youtubefilmpje te zoeken met een yoga- of sportles? En wandelen of hardlopen in je lunchpauze geeft energie. Je hoofd is weer leeg en je zult merken dat je veel prettiger werkt en productiever bent.
#5. Zorg goed voor jezelf
Opvallend is dat ik vaak hoor dat juist als mensen thuiswerken, ze minder goed voor zichzelf zorgen. Ze vergeten te lunchen en zitten uren achter elkaar te werken in dezelfde houding.
Het is een inkopper, maar ook bij thuiswerken is het belangrijk dat je goed voor jezelf zorgt. Eet gezond, zorg voor voldoende slaap (in plaats van tot ’s avonds laat films te kijken) en beweeg. Zorg voor een goede zithouding en houd bovendien minipauzes tussendoor. Ik noem dat mandarijnmomentjes.
Mandarijnmomentje:
“Wil je een mandarijn eten, dan ben je eerst bezig met het goed afpellen van de schil die er vaak stevig om heen zit. Dan komen al die die witte velletjes die je er af moet peuteren.
Geen eenvoudige klus die je volledig laat concentreren op je mandarijn en je je werk laat vergeten. ? En dat is precies de bedoeling van deze mini-pauze of (figuurlijke) mandarijnmomentjes.” ~ Ingrid Bannink – van Doorn ~
#6. Sociaal contact met je collega’s, familie en vrienden
Sociaal contact is een wezenlijke behoefte van ons. Ik hoor regelmatig van thuiswerkers dat ze het dagelijks contact met collega’s missen. Het gevoel van saamhorigheid, het praatje bij het koffieapparaat, maar ook het gemak waarmee je even iets aan een collega kan vragen.
Om in contact te blijven met je collega’s, familie en vrienden zijn tegenwoordig gelukkig veel online mogelijkheden. Het is wellicht anders dan je gewend bent en je moet er misschien wat meer moeite voor doen, maar het is fijn om iemand af en toe te spreken.
Je kunt af en toe iemand opbellen voor een praatje en om te vragen hoe het met iemand gaat. Skype, Microsoft Teams of Zoom kun je gebruiken om iemand niet alleen te horen maar ook te zien.
Je kunt ook elke ochtend een check-in doen samen met je collega’s. Laat je collega’s weten dat je er bent en beschikbaar bent. Het is een virtuele goedemorgen en een mooie start van de dag.
Ook WhatsApp kan hier een rol in spelen. Mijn man is bijvoorbeeld lid van een WhatsApp groep die speciaal gemaakt is voor de virtuele small talk. Je houdt met elkaar contact, vertelt en vraagt elkaar de dingen die je ook bij het koffieapparaat of op de werkplek zou delen. En andere groepen op WhatsApp worden niet overspoeld met praatje pot.
Wil je het zakelijker maken? Introduceer een virtuele dag- of weekstart. Hierin kun je samen met je collega’s delen wat je al bereikt hebt in je werk, wat je gaat doen, wiens hulp je wellicht nodig hebt en waar jij kunt bijspringen.
#7. Wees mild voor jezelf
Heb je weinig of geen ervaring met thuiswerken? Gun jezelf de tijd om hieraan te wennen.
Maak voor jezelf een stappenplan om er in je eigen tempo aan te wennen. En als iets niet lukt, zoals de techniek, vraag hulp aan je collega’s.
Wie weet, vind je het werken vanuit huis ineens wel heel prettig.
#8. Ik ben leidinggevende en nu?
Voor de leidinggevenden onder jullie zal werken op een afstand van je teamleden een extra uitdaging zijn. Waar je je teamleden elke dag tegenkomt, zul je nu op een andere manier vinger aan de pols moeten houden.
Leidinggeven op afstand
- Neem regelmatig telefonisch of online contact met ze op.
- Vraag hoe het met ze gaat. Zitten ze nog goed in hun vel?
- Vertel ze regelmatig wat je zo in hen waardeert.
- Hoe is het met hun werk? Zijn ze in staat hun doelstellingen te behalen?
- Hebben ze voldoende faciliteiten om thuis te werken? Een goede laptop en internetverbinding?
- Hebben ze behoefte aan begeleiding om goed te kunnen thuiswerken?
Voor het wennen aan thuiswerken of het ontwikkelen van de persoonlijke ontwikkeling en professionele groei van jezelf of voor je teamleden ken ik een goede coach. ? die ook online coacht.
Online teamsamenwerking
Kunnen jullie bovendien als team met elkaar virtueel vergaderen? Halen jullie je teamdoelen als er veel thuisgewerkt wordt? Is het nodig dat je de doelstellingen en de verwachtingen bijstelt?
#9. Vriendelijk & doelgericht communiceren
Online gesprekken voeren en mailen heeft extra aandacht nodig om misverstanden te voorkomen. Bij alles wat je zegt of schrijft, vraag jezelf af of je wel voldoende begrip toont en duidelijk genoeg bent. Heb geduld en begrip als de boodschap niet onmiddellijk overkomt en vraag door wat de ander bedoelt.
#10. Bekijk het positief; voordelen van thuiswerken
Als je gewend bent aan thuiswerken heeft het veel voordelen.
- Je kunt tussendoor eens een wasje draaien of een boodschapje doen.
- Meestal kun je meer geconcentreerd werken, omdat je minder vragen zal krijgen van je collega’s.
- Je hebt geen stress van het reizen in files of overvolle treinen.
- Ook je reistijd valt weg en die tijd kun je gebruiken om aandacht te geven aan jezelf en aan de mensen in je omgeving.
Tot slot over thuiswerken:
Ik coach al vele jaren online. Tot vorige week coachte ik vooral cliënten die afstand en reistijd wilden overbruggen. Nu ineens met deze nieuwe situatie heb ik een intervisie online begeleid en coach ik veel mensen online die op dat moment thuiswerken. Deze thuiswerkers, mijn man en mijn broer die al jaren veel thuiswerken, hebben me geïnspireerd om deze column te schrijven.
Wil je ook gecoacht worden? Bijvoorbeeld online? Een korte virtuele training voor een klein team, een intervisiebegeleiding online? Ik nodig je van harte uit voor een (online) vrijblijvend oriëntatiegesprek.
Ik wil daarnaast nog het volgende zeggen.
Het is een bijzondere situatie waarin we nu leven. Sommigen zullen zich zorgen maken om hun gezondheid of die van hun dierbaren. Ons dagelijks leven is ingrijpend veranderd en we moeten allemaal (hopelijk tijdelijk) inschikken. Dat is niet altijd even gemakkelijk. Zorg goed voor jezelf en voor de mensen in je omgeving. Ik wens daarom iedereen veel sterkte, wijsheid en innerlijke rust toe.
En vooral Stay Safe!
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
