Kritische feedback ontvangen; 10 tips
Jaren geleden gaf ik een training feedback ontvangen en geven. Eén van de deelnemers kwam naar me toe. Ze had al 10 jaar een fijne collega, maar hij snackte al jaren een zak Napoleonsnoepjes per dag weg. Die zak lag in zijn bureaula, die alleen met veel gekraak openging. Vervolgens ritselde hij hard in het zakje (ken je die zakjes van de Napoleonsnoepjes die zoveel lawaai maken? ;-)), haalde er een snoepje uit en haalde het snoepje uit het luid krakend papiertje. Gek werd ze ervan. Maar ze wilde de relatie niet op het spel zetten. Zou ze die feedback durven geven? We hebben even gepraat en ze besloot het gesprek aan te gaan op de verbindende en doeltreffende manier die ik haar meegegeven had.
Ik sprak haar een week later en ze straalde. “Weet je wat mijn collega zei? Wat vervelend dat je daar last van hebt. Tuurlijk kan ik daarmee rekening houden.” Ze hadden samen een oplossing bedacht en ze waren allebei tevreden.
Goed feedback ontvangen is een kunst
Dit was een prachtig voorbeeld van goed feedback ontvangen. Op een goede manier feedback ontvangen laat zien dat je de relatie belangrijk vindt en het doel van het gesprek.
Maar zo gaat het niet altijd. Soms krijgen ongeduld, frustratie en boosheid de overhand en gaan mensen uit hun panty.
Pas geleden liep ik in een organisatie rond en zag ik een klant bij een technisch consultant binnenstormen die vervolgens schreeuwde: “Je hebt een grote fout gemaakt en je gaat het nu voor me oplossen!” De technisch consultant schrok zich een hoedje, week zover achterover met zijn stoel dat hij bijna viel en begon stotterend te vertellen waarom hij geen fout had gemaakt. Het gevolg was dat de klant alleen maar nog harder begon te schreeuwen.
Niet alleen klanten geven kritiek, ook collega’s of een leidinggevende kunnen ongezouten hun mening geven. Je schrikt dan zo van de manier waarop de kritiek gegeven wordt, dan het moeilijk is om naar de inhoud te luisteren.
Hoe we meestal reageren op kritiek; drie opties
Er zijn globaal drie manieren waarop we kunnen reageren op feedback:
- Je gaat zelf in de aanval. Kans is dat de relatie met je gesprekspartner flink beschadigd raakt.
- Je gaat in de verdediging met het risico dat je in een welles/nietes discussie terecht komt.
- Of je haalt even drie keer diep adem en laat je gesprekspartner zijn verhaal vertellen.
De laatste is de beste manier als je de relatie en het doel van het gesprek belangrijk vindt. Die vergt echter wel lef, wilskracht en geduld om rustig te blijven. Want het valt niet mee om rustig en geconcentreerd te luisteren als je negatieve feedback krijgt.
Lees ook:
Verbindend en doeltreffend feedback geven; 10 tips
Het levert je echter wel wat op:
- Als je je gesprekspartner de kans geeft om zijn verhaal te vertellen, heeft hij daarna ruimte om naar jou te luisteren.
- Je weet bovendien hoe hij over jou en je gedrag denkt en dat kan heel nuttige informatie opleveren.
- Jij kunt tijdens zijn verhaal nadenken over wat jij vindt van zijn feedback en welke reactie jij wilt geven.
- Je investeert in de relatie met je gesprekspartner.
Hoe kun je negatieve feedback ontvangen?
Daarom 10 tips om verbindend en doeltreffende op lastige feedback te reageren.
# Tip 1; Luister actief
Door je gesprekspartner aan te kijken, af en toe te knikken of te hummen, voelt je gesprekspartner zich gehoord. Vraag door.
Tip 2: Observeer/Oordeel
Observeer wat er bij jou gebeurt. Neem even afstand en vraag je af:
- Wat voel ik?
- Wat vind ik?
- Wat wil ik?
Goed feedback ontvangen; zorg ervoor dat je rustig wordt
Wil je rustiger worden? Gebruik je ademhaling; adem in en adem weer rustig uit.
# Tip 3; Erken de emotie en de standpunten van je gesprekspartner
Stel dat een collega vertelt dat hij een klus niet heeft kunnen afmaken, omdat hij zat te wachten op jouw input. Dan kun je bijvoorbeeld zeggen: “Dat is een vervelende situatie!” of “Ik zie dat je boos bent, ik wil graag weten waarom.”
Erkennen van de emotie en standpunten is overigens niet hetzelfde als gelijk geven. Je gesprekspartner hoeft geen gelijk te hebben, maar dat kun je pas met hem overleggen als de emoties gezakt zijn.
Lees ook:
Geïrriteerd of boos op een collega? Een stappenplan
# Tip 4; Wat kun je doen als de emoties oplopen?
Het is fijn om even te kunnen afkoelen en tot jezelf te komen. Las daarom een natuurlijke pauze in. Zeg bijvoorbeeld: “Ga zitten, dan hebben we het erover. Ik ga wat drinken voor ons halen. Wat wil jij?”
# Tip 5; Maak een keuze en geef antwoord
Stel daarna voor om samen te bekijken wat er gebeurd is. Daarvoor kun je vragen stellen en gaan overleggen.
Bedenk wat je met de feedback kunt en/of wilt doen. Het is aan jou om te beoordelen of de feedback terecht is en zo ja, of je er iets mee wilt of kunt doen.
# Tip 6: Is de feedback terecht?
Verwerk dat in je antwoord. Bijvoorbeeld: “Bedankt dat je me dit verteld hebt, ik wist niet dat mijn gedrag dit effect op je had.”
Bied je excuses aan als je een fout hebt gemaakt: “Het spijt me dat je op mijn input zat te wachten en dat je daardoor je rapport te laat hebt opgeleverd.”
# Tip 7: Vertel wat je met de feedback gaat doen in de toekomst
“Ik zal voortaan laten weten als ik het overleg niet kan bijwonen.”
#Tip 8; Ben je het niet eens met de feedback?
Leg uit waarom je het er niet mee eens bent en doe dit vanuit jezelf; “Ik begrijp dat je wilt dat ik altijd direct mijn werk neerleg als je een verzoek hebt, maar helaas kan ik dat niet doen omdat..….”
Lees ook:
Prettig omgaan met een onuitstaanbare collega; 11 strategieën in je eigen belang
#Tip 9; Kritiek krijgen kan je ook wat opleveren
Kritiek krijgen is niet leuk, maar kan een moment zijn voor zelfontwikkeling.
Kritiek krijgen is niet gemakkelijk
Blijkbaar wil je gesprekspartner dat je iets anders doet dan wat je tot nog toe gedaan hebt. Hij had er voor kunnen kiezen om zijn mening voor zich te houden. Bovendien heb je wat over jezelf, je werk en de ander geleerd. Kennis en kunde die je een volgende keer kunt gebruiken.
Lees ook:
De kracht van een goed compliment
# Tip 10; Een compliment ontvangen is ook een vorm van feedback ontvangen
Verbindend en doeltreffend feedback ontvangen geldt ook voor het ontvangen van een compliment. Een compliment ontvangen is niet voor iedereen gemakkelijk, maar wel simpel door te zeggen: “Bedankt!” 😉
Ik wens je veel succes!
Denk je dat iemand anders inspiratie uit deze column kan halen? Dan zou ik het fijn vinden als je de link doorstuurt.
Contact coaching / training / teambegeleiding
Wil jij of je team ook graag ontdekken welke manier van verbindend en doeltreffend feedback ontvangen en geven bij jou past en hoe dit overkomt? Ik nodig je van harte uit contact met me op te nemen.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
