Het centrum van miscommunicatie; over collega’s en leidinggevenden die jou gebruiken om onderlinge meningsverschillen op te lossen. 7 tips.
Collega’s en leidinggevenden communiceren toch altijd heel open en duidelijk met elkaar, toch?
Als ze het niet met elkaar eens zijn, dan spreken ze dat toch altijd naar elkaar uit om een oplossing te vinden voor het verschil van inzicht?
Maar wat als dat niet altijd zo werkt?
Mensen praten niet rechtstreeks conflicten uit, maar laten dit via jou lopen
Als de tegengestelde belangen niet naar elkaar uitgesproken worden, maar de belanghebbenden de communicatie via jou laten verlopen?
Omdat jij nu eenmaal verantwoordelijk bent voor het goed verloop van een project of werkzaamheden? Er van jou verwacht wordt dat je niet alleen het doorgeefluik bent van de mening van je leidinggevende of van je collega, maar ook dat je de andere partij overtuigt dat die mening de juiste is?
Hoor jij ook wel eens:
“Regel maar dat het goed komt, maar zoals zij het bedacht hebben, kan echt niet.”
Of
“Neem maar even contact op met de assistent projectleider en zeg dat hij de planning morgen moet af hebben.”
Of
“Ik begrijp dat Petra wil dat elk detail voor 100% klopt in dit project. Maar dat kost teveel tijd. De grote lijnen zijn veel belangrijker. Ik wil dat jij ervoor zorgt dat Petra stopt met op elke slak zout te leggen.”
Herkenbaar?
Voel je je ook wel eens het communicatiecentrum van tegengestelde belangen?
Vind je die rol niet altijd prettig of soms ronduit frustrerend?
7 tips om mensen om je professioneel op te stellen bij tegengestelde belangen
1. Begin met te voorkomen dat jij als enige hard werkt om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.
Hoe harder jij werkt, hoe meer je collega’s achterover leunen en weerstand kunnen vertonen. Zij hoeven ten slotte niets te doen.
Beter is om niet automatisch in actie te komen als iemand jou vertelt dat je iets moet regelen, maar om eerst een afweging te maken. Wat is de kans van slagen als jij op dit moment met de diverse belanghebbenden in gesprek gaat? In hoeverre ben jij in staat anderen in beweging te krijgen?
Denk je dat dat lukt? Prima, maar voorkom nog steeds dat jij als enige in actie komt.
Denk je dat het niet lukt? Maak het bespreekbaar.
2. Vergroot daarom je eigen invloed in de organisatie
Hoe groot is je netwerk? Ken je de mensen om wie het draait?
Ken je de mensen met wie je in gesprek gaat? Hoe is jullie relatie? Heb je vooraf informeel al eens getoetst hoe ze over de situatie denken?
Wat houdt hen bezig? Heb je je wel eens afgevraagd waarom die collega zo vaak zegt dat je baas maar even moet wachten? Zit daar wellicht meer achter?
Ga vervolgens met mensen in gesprek.
3. Weet je zeker dat je precies weet wat het verschil in belang is?
Het verschil in belang kan puur inhoudelijk zijn.
Afdelingen in een organisatie hebben verschillende belangen en die kunnen botsen. Een ICT afdeling is verantwoordelijk voor de beveiliging van de systemen en heeft daarom duidelijke procedures ontwikkeld. Een marketingafdeling wil snel een app laten ontwikkelen om meer klanten aan te trekken en vindt de procedures alleen maar vertragend werken.
Lastiger wordt het als er sprake is van tegengestelde persoonlijke belangen.
Als collega’s elkaar niet mogen of vertrouwen (relationele en emotionele belangen) en daardoor niet met elkaar aan tafel willen. Of collega’s die hun zelfprofilering belangrijker vinden dan het organisatiebelang. Die vooral bezig zijn met het opbouwen van een goede reputatie en daarvoor de interne spotlights zoeken.
4. Is er daarom al eens geïnventariseerd wat de verschillen en wat de overeenkomsten zijn?
Soms zijn de verschillende belangen kleiner dan mensen denken, omdat mensen de discussie niet aan willen gaan.
Alleen al door met de belanghebbenden in gesprek te gaan en te vragen naar hun mening en wat ze van de mening van anderen vinden, kun je al veel weerstand wegnemen. Vaak blijken de verschillen kleiner te zijn, dan je aanvankelijk dacht. Bovendien kun je door met elkaar in gesprek te blijven, makkelijker een oplossing vinden voor de verschillen die overblijven.
5. Benadruk bovendien het gemeenschappelijk belang
Als collega’s zich bewust worden van het gemeenschappelijk belang (voor de organisatie, voor henzelf, het project, etc) , zullen ze eerder bereid zijn om met elkaar in gesprek te gaan en uiteindelijk samen te werken.
6. Wees assertief
Ben jij niet de geschikte persoon of heb je niet de geschikte functie om iets te regelen? Merk je dat mensen jou hard laten werken en zelf geen verantwoordelijkheid nemen om mee te denken? Denk je dat er meer speelt bij de diverse collega’s onderling?
Communiceer vriendelijk en duidelijk wat je wel en niet wil en kan doen in deze situatie! Heb zelf een mening over hoe jij vindt dat het wel moet gebeuren. Als je veel persoonlijke weerstand bij iemand voelt, maak dat bespreekbaar. Vraag wat hen bezighoudt.
7. Breng mensen bij elkaar en verbind mensen
Vind je dat mensen met elkaar in gesprek moeten gaan in plaats van de communicatie via jou te laten verlopen? Gebruik je invloed en zet mensen bij elkaar aan tafel om met elkaar de verschillende belangen te bespreken.
Voorkom met andere woorden dat je het communicatiecentrum wordt van verschillende belangen.
Denk na over hoe jij vindt dat het verschil in belangen opgelost moet worden en communiceer dit helder en duidelijk naar de diverse belanghebbenden. Je zult merken dat je invloed groter wordt en je gevoel van zelfvertrouwen en kracht in je werk groeit.
Wil je leren beter met lastige situaties in je werk om te gaan? Dan nodig ik je van harte uit om contact met me op te nemen.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
