4 minuten leestijd

7 tips om te leren delegeren voor een gemotiveerd team

Een belangrijke managementvaardigheid voor leidinggevenden is effectief delegeren.

Maar niet alle leidinggevenden vinden het gemakkelijk om werk uit handen te geven. Tijdens het coachen en trainen van leidinggevenden hoor ik regelmatig “Ik kan het beter” of “als het fout gaat, word ik er op aangesproken” of “mijn medewerkers hebben al teveel werk”. Argumenten om werk niet uit handen te hoeven geven.

Voordelen  van effectief delegeren

Delegeren heeft echter meerdere voordelen. 

# Voordeel 1

Door te delegeren zorg je er als manager voor dat je je eigen werklast omlaag brengt. Je hebt ook meer tijd voor de taken die voor de afdeling belangrijk zijn en alleen door jou gedaan kunnen worden.

# Voordeel 2

Als je op de juiste manier taken delegeert, zorg je voor gemotiveerde medewerkers. Je geeft je medewerkers de gelegenheid taken te doen die uitdagend zijn en waarmee ze zich kunnen ontwikkelen.

# Voordeel 3

Daarnaast heb je wellicht teamleden die over betere vaardigheden beschikken dan jij om die specifieke taak te doen. De kwaliteit van het werk van het team gaat omhoog en dat is toch wat je wilt als leidinggevende van een afdeling?

Effectief delegeren

Hoe kun je vervolgens effectief delegeren?

Daar bedoel ik mee; delegeren op zo’n manier dat de mensen op de werkvloer weten wat er van hen verwacht wordt en jij met een gerust gevoel de taak aan het teamlid kan geven.

Wellicht helpen deze 7 tips je.

1. Welke taken wil je delegeren?

Vraag je als manager eerst af welke taken je wilt en kunt delegeren. Sommige taken moet je absoluut zelf doen en kun je niet delegeren, zoals bijvoorbeeld gesprekken voeren over ziekteverzuim met je medewerkers en de afdeling HRM. Maar er zijn vast taken die je wel aan anderen kunt overlaten en die jij misschien wel heel graag kwijt wilt.

2. Aan welke teamleden kun je taken overdragen? 

Maak gebruik van de kwaliteiten van je teamleden en geef elk teamlid een taak waarin ze het beste tot hun recht komen. Dit komt ten goede aan de kwaliteit van je afdeling. Bovendien zullen je teamleden zich meer verantwoordelijk voelen voor klussen waarmee ze affiniteit hebben en door uitgedaagd voelen. Hun motivatie en hun zelfvertrouwen zal hierdoor groeien.

3. Bereid je gesprek goed voor met je teamlid

Als je een taak wilt delegeren, bereid het gesprek goed voor. Welke taak wil je delegeren? Heeft de medewerker extra informatie nodig om de taak goed te kunnen doen? Welke bevoegdheden en middelen heeft je medewerker nodig om zijn werk goed te kunnen doen? Welke afspraken wil je met de medewerker maken over kwaliteit, resultaat en over de deadline? En wil je dat je medewerker de stand van zaken bijvoorbeeld wekelijks terugkoppelt? Dan zul je ook dat af moeten spreken.

4. Motiveer je gesprekspartner

Vertel oprecht waarom jij wilt dat juist deze medewerker deze taak voor jou doet en wat het belang van de taak is.

5. Controleer regelmatig de voortgang (liefdevol delegeren)

Leidinggevenden zijn vaak bang om te vragen hoe het gaat met de klus. Ze denken dat professionals zich op een negatieve manier gecontroleerd voelen. Maar vragen naar de stand van zaken op de afgesproken tijdstippen kan ook heel motiverend werken. Je toont interesse, kunt eventuele vragen beantwoorden en bijsturen als dat nodig is. Neem deze momenten daarom serieus en luister naar wat je teamlid je vertelt.

Je kunt bijsturen waar nodig en een compliment geven waar het goed gaat.

6. Laat verder de taak los en geef de medewerker de ruimte

Bemoei je er tussendoor niet mee. Laat merken dat je vertrouwen hebt dat de taak tot een goed einde volbracht wordt.

Als een collega van een andere afdeling of een teamlid naar jou toe komt met een vraag over de taak, verwijs deze door naar degene aan wie jij de taak hebt gedelegeerd.

Stuur bovendien alleen maar bij als het heel erg mis gaat en bewaar tussen de evaluatiemomenten in, je afstand. Geef bovendien ruimte eigen ervaringen te maken, inclusief fouten!

7. Evalueer samen en geef feedback

Vraag het teamlid naar zijn of haar mening over het resultaat. En vul zelf aan. Wat ging goed? Geef hiervoor een compliment. En vertel ook wat de volgende keer beter kan.

Effectief delegeren; ontdek zelf de voordelen

Het levert jou en je team meer rust en ontspanning op, meer werkplezier en de kwaliteit van het werk gaat omhoog.

Succes!

Contact

Wil je beter leren leidinggeven en je team aansturen om je doelen te halen? Denk eens aan een coachingstraject.