Effectief communiceren, Effectief samenwerken
Verbindend en doeltreffend feedback geven? 10 tips
6 minuten leestijd
Lastige situaties prettig en effectief bespreekbaar maken
We praten veel over elkaar aanspreken of over feedback ‘moeten’ geven. Maar we blijven het lastig vinden en daarom gebeurt het vaak niet.
Goede feedback geven; waarom dan wel?
Er zijn allerlei redenen om dat lastige gesprek niet aan te gaan. We weten niet hoe we de boodschap moeten verwoorden, we zijn bang voor boze reacties of om niet meer aardig gevonden te worden. Of we denken dat het toch geen nut heeft.
Iedereen irriteert zich wel eens aan het gedrag van een ander of wil iemand helpen iets te verbeteren in zijn werk. Vraag je daarom eens het volgende af: “Stel dat je een lastige situatie bespreekbaar maakt, wat zou het jou (en de ander) opleveren?”
Feedback geven: besluiten of het nodig is
Dat wil niet zeggen dat je op alle slakken zout moet leggen. Niet alle situaties waarin je je in meer of mindere mate irriteert, hoef je bespreekbaar te maken. Om een goede keuze te maken voor wel of niet feedback geven, kun je jezelf het volgende afvragen:
- Heb ik het goed gezien?
- Is het onderwerp belangrijk genoeg voor mij om bespreekbaar te maken?
- Wat wil ik ermee bereiken?
- Lukt dat op deze manier?
- Is het een positief doel?
Goede feedback geven is een gesprek aangaan waarbij je de relatie met je gesprekspartner in stand houdt en je je doel van het gesprek behaalt.
Verbindende en doeltreffende feedback geven of frustratie uiten?
Daarom is goede feedback geven niet hetzelfde als je frustratie uiten. Wil je alleen maar vertellen hoe boos je op iemand bent of hoe je baalt? Dan kun je beter even tot 10 tellen. Je boosheid krijgt zo de kans te zakken, zodat je ruimte krijgt om na te denken over je doel van het gesprek.
Want slechte feedback heeft nadelen:
- Mensen luisteren maar half naar wat je vertelt.
- Ze merken alleen maar dat je erg boos bent en snappen vaak niet waarom
- De relatie met je gesprekspartner verslechtert als je feedback bijvoorbeeld aanvallend overkomt. Ze horen alleen maar de manier waarop je praat en luisteren niet meer naar de inhoud.
Verbindend en doeltreffend feedback geven
Goed feedback geven echter levert veel op. Voordelen van goede feedback:
- Je investeert in de relatie met je gesprekspartner.
- Je zorgt voor wederzijds begrip.
- Je kunt de prestaties van collega’s en medewerkers in een organisatie op een positieve manier beïnvloeden.
- Je zorgt ervoor dat mensen de kans krijgen rekening te houden met jouw wensen. Je communiceert namelijk op een assertieve manier.
- Je krijgt een reactie terug en deze bevat vaak nuttige informatie.
Goede feedback geven; 10 tips om verbindend en doeltreffend te communiceren
Goede feedback geven is niet gemakkelijk. De volgende tips kunnen je helpen het geven van feedback gemakkelijker te maken.
Voor het gespreksmodel voor goed feedback geven, gebruik de 4 g’s (tip 1 tot en met 4)
# Tip 1; Gedrag
Spreek vanuit jezelf. Mensen zullen eerder openstaan voor je boodschap. Beschrijf het concrete gedrag. Bijvoorbeeld:
- Ik merk dat….
- Klopt het dat….
- Ik zie dat….
# Tip 2; Gevoel
Beschrijf wat het met je doet.
- Dat vind ik vervelend omdat….
- Dat vind ik lastig omdat…
- Ik voel me….
# Tip 3; Gevolg
Leg uit waarom dit voor jou niet gewenst is
- Het gevolg is…
- Dat zorgt ervoor….
# Tip 4; Gewenste situatie
Beschrijf wat je wel wilt.
- Is het mogelijk om….?
- Wat ik graag wil……
Dan krijgt je bijvoorbeeld feedback die zo loopt:
“Ik heb de bijdrage gezien van het rapport dat we samen zouden maken. Helaas zag ik meerdere spelfouten. Zo kunnen we dat helaas niet inleveren. Wil je nog een keer naar de tekst kijken en de spelfouten eruit halen?”
Of een lerares tegen een ouder die ’s morgens over haar kind wil praten als de bel is gegaan: “Ik wil nu met de les beginnen. Daarom stel ik voor dat we een afspraak maken dat u een keer na schooltijd langskomt.”
# Tip 5; Geef de ander de ruimte om te reageren
Pas geleden had ik een afspraak met de leidinggevende van iemand die ik zou gaan coachen. De leidinggevende was eindeloos aan het praten en stopte alleen om adem te halen. Toen ik haar uiteindelijk vroeg of ze wel antwoord op de vraag wilde die ze me had gesteld, viel ze stil. Ze bleek heel bang te zijn om dingen over zichzelf te horen.
Wees niet bang voor de reactie van de ander. Dit geeft jou informatie over de situatie waar jij op jouw beurt weer op kan reageren. Soms niet gemakkelijk, maar vaak wel het begin van een oplossing.
# Tip 6; Invullen voor een ander
Mensen kunnen geen gedachten lezen. Vul daarom niet in voor de ander.
Stel vragen als je je iets wilt weten en als het belangrijk genoeg is voor het gesprek. Gebruik hiervoor bij voorkeur open vragen en luister naar de antwoorden die je krijgt.
# Tip 7; Maak het niet te groot voor jezelf
Soms wordt iets kleins te groots en meeslepend in je hoofd. Hou de feedback klein, bijvoorbeeld door het stellen van een vraag ”Ik begreep dat we project A gingen doen. Klopt het dat je het nu over het doel van project B hebt?”
Sommige mensen hoeven zelfs alleen maar iemand aan te kijken. Ik had vroeger een collega en als wij elkaar aankeken met opgetrokken wenkbrauwen, dan betekende dat: “Ga je lekker? Kan het een tandje minder?”
# Tip 8
Help de persoon met een oplossing. Als een medewerker een klus binnen twee weken af moet hebben en hij weet niet hoe, vraag wat de reden hiervan is. Bied zo mogelijk hulp aan en geef de ander de ruimte om deze hulp te accepteren of af te slaan.
# Tip 9
Wordt je gesprekspartner emotioneel, toon begrip. Erken de emotie en geef de emoties de ruimte. Pas als je gesprekspartner gekalmeerd is, zal hij weer in staat zijn om naar je te luisteren.
# Tip 10
Feedback geven en nemen is ook spiegelen.Wees niet bang om een reactie over jezelf terug te krijgen of te erkennen dat de ander misschien ook een punt heeft. Ander persoon, ander perspectief.
Tot slot; bonustip
Wist je dat een compliment geven ook een vorm is van feedback geven? Geef eens wat vaker een compliment. 😉
Veel succes!
Denk je dat iemand anders inspiratie uit deze column kan halen? Dan zou ik het fijn vinden als je de link doorstuurt.
Contact coaching/teambegeleiding
Wil jij of je team leren welke manier van feedback geven bij jou past en hoe dit over komt bij een ander? Neem contact met me op!
