5 minuten leestijd

Hoe verminder je je werkdruk? 

De organisatie en afdeling waar je werkt, krijgt het steeds drukker. De werkdruk wordt hoger en langzamerhand begin je het overzicht te verliezen. Je hebt al meerdere keren aangegeven dat je teveel taken hebt en elke keer belooft je leidinggevende dat er naar gekeken zal worden. Hoe kun je grenzen stellen aan werkdruk op een constructieve en professionele manier?

Ballen in de lucht houden

De tijd verstrijkt en jij blijft je best doen om alle ballen in de lucht te houden. Je wilt je collega’s niet laten vallen door de klussen te laten liggen die je collega’s dan op moeten pakken. Je werkt daarom elke week meerdere avonden over en neemt daarna het je werk mee naar huis om daar nog even verder te werken.

Je vertelt je leidinggevende nog een keer dat dit echt niet langer zo kan, maar er gebeurt niets. Je gaat gefrustreerd naar huis. Je hebt toch duidelijk verteld dat je dit niet wilt? Je hebt toch je grenzen aangegeven? Hoe kan het dan dat je leidinggevende geen maatregelen neemt?

Grenzen stellen aan werkdruk

Hoe kun je assertief communiceren met je leidinggevende zodat deze keer de boodschap aankomt?

Door over te werken heeft je leidinggevende tot nog toe het probleem niet als urgent gezien.

Het werk wordt toch wel gedaan. Je trekt alle verantwoordelijkheid naar je toe en blijft maar doorgaan en doorgaan. Bovendien heeft je leidinggevende het ook druk door de groei van het bedrijf.

If you don’t accept responsibility for your own actions, then you are forever chained to a position of defense.
~Holly Lisle~

Tips voor het grenzen stellen aan werkdruk

Allereerst is het belangrijk dat je stopt met redden. De kunst is om van jouw probleem een gedeelde verantwoordelijkheid te maken.

Om ervoor te zorgen dat het wel hoog op de agenda van je leidinggevende komt en daar niet te lang mee te wachten. Als je wacht totdat bij jou de bom barst, dan is het te laat. Zowel voor jou als voor het bedrijf waar je werkt. Jij raakt wellicht overspannen of erger, je krijgt een burn-out. Het bedrijf mist een waardevolle medewerker en het werk blijft alsnog liggen.

Maak een afspraak met je leidinggevende.

Spreek af in een ruimte waarin jullie ongestoord kunnen praten. En kondig vooraf aan dat je een afspraak wilt om over de situatie te praten.

Bereid je gesprek voor. 

Wat wil je vertellen en wat niet? Schrijf het voor jezelf op, zodat je dit niet in het gesprek zelf pas hoeft te bedenken. Wat wil je bereiken met het gesprek en hoe ga je dat aanpakken? Welke argumenten helpen om je boodschap bij je leidinggevende binnen te laten komen? Hoe overtuig je je leidinggevende ervan dat deze situatie moet veranderen?

Vergeet niet te vertellen wat het probleem met je doet.

Hou dit bij jezelf. “Ik voel me….” Of “Ik vind het vervelend dat …..”. “Ik ben bang dat….” Voorkom beschuldigingen als “ Jij hebt niets gedaan om….”. Je drukt daarmee iemand in de verdediging. Het probleem staat dan niet meer centraal, maar de manier waarop jullie met elkaar praten.

Breng consequenties in kaart voor het bedrijf en voor jezelf.

Wat gebeurt er als jij niet meer kan overwerken om welke reden dan ook? Wat zijn de gevolgen voor jou en dus voor je werkgever als je zo door blijft gaan?

Neem voor jezelf vooraf een besluit over waar jouw grens ligt.

Stel dat je leidinggevende besluit om er (op korte termijn) geen maatregelen te nemen, wat ga jij doen? Blijf je overwerken? Blijf je gedeeltelijk overwerken? Of stop je ermee? Door voor jezelf een grens te stellen en daaraan vast te houden, straal je meer vastberadenheid en zelfvertrouwen uit.

Vertel je leidinggevende vooral wat je wel wilt.

 Wil je een nieuwe collega erbij die jou kan ondersteunen? Wil je dat bepaalde werkzaamheden op een andere afdeling worden uitgevoerd? Wil je een nieuw softwaresysteem? Geef mogelijke oplossingen aan en vertel wat jij kunt doen en wat je graag wilt dat je leidinggevende voor jou doet.

Hoe stel je je op in het gesprek met je leidinggevende?

Je houding tijdens het gesprek is belangrijk!

 Praat rustig en beheerst. Kijk iemand aan tijdens het gesprek, maak contact. Je komt professioneler over en het je maakt het je gesprekspartner moeilijker om je te negeren.

Luister ook wat de ander te zeggen heeft

Vat het verhaal samen en vraag door. Hiermee toon je respect voor je gesprekspartner en je geeft hem ruimte om te reageren. Dat zorgt voor een ontspannen sfeer in het gesprek wat bij kan dragen aan oplossingen.

Stel dat je leidinggevende toch besluit om niets te doen aan jouw probleem, vraag naar de reden en accepteer dit.

Jij hebt vooraf voor jezelf een besluit genomen en dit is een goed moment om dit te vertellen en ook waarom je dit besluit genomen hebt. Vertel wat het met je doet dat er niets gedaan wordt. Hiermee wordt het voor jou makkelijker om het gesprek naderhand los te laten. Begin gelijk met je voornemen om bijvoorbeeld nog maar één keer in de week over te werken.

Grote kans echter dat je leidinggevende met je mee gaat denken.

De situatie zal niet gelijk opgelost zijn, maar je hebt je leidinggevende in beweging gebracht. Dat alleen is al een opluchting. De volgende stap is dan af te spreken wie wat gaat doen en wanneer.

Vind je het lastig? Denk eens aan een coachingstraject.

Succes!

Contact

Wil je ook leren grenzen te stellen aan je werkdruk? Dan nodig ik je van harte uit om contact met me op te nemen.