7 minuten leestijd

Effectief plannen voor minder stress en meer rust en overzicht in je werk

Snel de stukken voor het werkoverleg uitprinten. O ja, je had ook nog beloofd bij je collega langs te gaan, want die had een vraag en je hele inbox staat vol met (half) gelezen e-mails. Voor lunchpauze heb je geen tijd, want dan gaat net de telefoon terwijl je eindelijk eens wilde gaan beginnen aan het rapport wat gisteren af had gemoeten. ’s Avonds (of ’s nachts) schiet er van alles door je hoofd wat je ook nog moet doen, terwijl je eindelijk ook eens aan de privé-administratie moet beginnen.

Herkenbaar?

In hoeverre heb jij nog overzicht in je werk?

Of heb je het gevoel dat je te veel werk op je bordje hebt liggen? Voel je regelmatig stress omdat je niet meer weet wat je allemaal nog moet doen en waarmee je moet beginnen?

Timemanagement helpt om meer rust en overzicht in je werk te creëren!

Je wordt productiever en zorgt voor meer plezier in je werk. Je voelt je meer ontspannen en krijgt tijd en rust voor de leukere klussen. En het allerbelangrijkste is dat je met meer energie en een gevoel van voldoening aan het einde van de dag naar huis gaat.

Timemanagement is echter niet alleen een kunstje.

Het werkt, zolang je bereid bent om er tijd en energie in te steken.

Daarom 11 timemanagement tips voor meer rust, plezier en succes in je werk.

# Tip 1. Alle actiepunten en to do’s opschrijven

Begin met alle actiepunten en to do’s die in je hoofd opkomen op te schrijven; grote en hele kleine klussen, taken met een deadline, projecten die nog ver in de toekomst liggen, enz. Schrijf net zolang totdat je hoofd leeg is en je niets meer kunt bedenken. Zo krijg je ruimte in je hoofd om meer overzicht voor jezelf te creëren.

# Tip 2. Prioriteiten stellen

Effectief plannen wil niet zeggen dat je je werk plant in volgorde van binnenkomst of dat je doet wat je op dat moment te binnen schiet. Effectief plannen betekent keuzes maken en beoordelen wat belangrijk is in je werk en wat dringend is.

Prioriteiten stellen in je werk levert je een goed overzicht op waaraan jij je tijd in je werk wilt besteden. Je laat je minder afleiden door verstoringen (zoals telefoontjes, e-mails, collega’s die langskomen). Je bent minder brandjes aan het blussen, omdat er dingen zijn blijven liggen. Het verhoogt daarentegen je focus op je werk en een gevoel van regie in je werk.

# Tip 3. Not to do lijst

Heb je wel eens van een not to do lijst gehoord?

Hierop schrijf je alle punten die leuk zijn, maar niet noodzakelijk zijn voor je werk. Deze lijst geeft ontzettend veel ruimte in je hoofd.

Als je een keer in de toekomst tijd hebt, dan kun je van deze lijst eens een actiepunt oppakken.

# Tip 4. Realistisch plannen

Zorg voor een realistische planning op dag-, week- en op maandbasis. Wat kun je in één dag doen? Wat in een week?
In een realistische planning trek je voldoende tijd uit voor elke taak en bouw je een marge in voor storingen tussendoor, zoals een onverwachte spoedklus of een klant die belt.

Bovendien mocht je je werk eerder afkrijgen, dan kun je eens iets extra’s doen en je leidinggevende of klant verrassen met een ingeleverd rapport voor het einde van de deadline. En dat geeft een goed gevoel.

# Tip 5. Durf ‘nee’ te zeggen en je grenzen te stellen

Mensen die betrokken zijn bij hun werk en graag hun werk goed willen doen, vinden het moeilijk om een grens te stellen.

Bedenk echter dat als je overal ‘ja’ op zegt, je veel teveel werk naar je toe trekt. Met als gevolg meer stress, verlies van overzicht en vermindering van de kwaliteit van je werk. Wil je ontspannen en effectief werken? Durf keuzes te maken en ‘nee’ te zeggen tegen teveel werk.

# Tip 6. Stem je dag af op jouw ritme, tempo en energie

Ieder mens heeft zijn eigen ritme en werktempo. Het tijdstip waarop jij de meeste energie ervaart, is anders dan bij je collega’s.

De meeste mensen hebben ’s morgens de meeste energie en inspiratie. Hoe zit dat bij jou?
Heb je een taak die veel energie en concentratie van je vraagt, plan deze zoveel als mogelijk op jouw piekmoment. Minder ingewikkelde werkzaamheden kun je op andere tijdstippen plannen.

Hou ook rekening met jouw werktempo. Sommige taken zullen je gemakkelijker afgaan, terwijl een nieuw project misschien meer tijd nodig heeft om je in te kunnen verdiepen.

# Tip 7. Creëer overzicht op je werkplek

Wil je meer rust en overzicht in je hoofd? Zorg ervoor dat je overzicht hebt op je werkplek.
Zorg voor een opgeruimd bureau, een overzichtelijke indeling van je e-mail en als je nog veel met papier werkt; een overzichtelijk archief.

Plan aan het einde van de werkdag 5 minuten in om je werkplek op te ruimen, dan kun je de volgende dag direct beginnen aan je werk zonder te moeten gaan zoeken naar dat ene rapport dat je die dag nodig hebt.

# Tip 8. Plan pauzes

Wil je ontspannen naar huis gaan en productief blijven? Neem pauzes!

Tussen de werkzaamheden door neem je bijvoorbeeld elk uur een mini-pauze van 5 minuten. Je concentratie neemt na een uur flink af en dankzij de mini-pauze kun je je weer beter focussen op je werk.

Wil je ook ’s middags productief blijven en effectief werken? Neem je lunchpauze en doe even niets behalve eten, wandelen, kletsen met collega’s, etc.

# Tip 9. Discipline

Timemanagement staat of valt met discipline. Een effectieve planning werkt alleen als je consequent bent in het gebruik ervan.

Timemanagement maakt je niet inflexibel. Mocht je vastlopen op een actiepunt, plan de actie op een later tijdstip in en kies een andere actie. Heb je een spoedklus, kijk goed naar je planning en stel opnieuw je prioriteiten.

Geef timemanagement een kans en ontwikkel discipline door jezelf af en toe een flinke mentale schop onder je achterwerk te geven.

# 10. Sluit je dag goed af

Mensen hebben over het algemeen de neiging om te kijken naar wat ze allemaal niet af hebben gekregen op een werkdag.

Wil je leren meer voldoening uit je werk te halen? Kijk dan ook eens terug op de dag. Wat heb je allemaal wel gedaan? Wat heb je bereikt? De meeste mensen werken hard en doen veel op een dag, maar beseffen dat zelf niet. Dit overzicht geeft je een goed gevoel.

Bovendien creëer je hiermee meer overzicht van de openstaande actiepunten. Maak daarom direct daarna een planning voor de volgende dag.

Op deze manier maak je je hoofd leeg voor je privéleven en sluit je je dag goed af.

# 11. Zorg voor je eigen plezier in je werk

Ontspan en geniet van je werk. Wissel leuke taken af met lastige of vervelende klussen.

Durf tevreden te zijn met wat je allemaal gedaan en bereikt hebt op een dag. Geef jezelf hiervoor een schouderklopje. Probeer je werk thuis los te laten en doe in je privéleven dingen waar je van ontspant.

Timemanagement werkt

Dankzij een goede planning is er meer balans tussen je werk en je privéleven. Je hebt meer tijd voor de leuke dingen in je werk en meer ruimte in je hoofd voor je familie, gezin en vrienden. Je wordt effectiever in je werk en je ervaart minder stress en meer ontspanning.

Contact

Wil jij dat ook verder ontwikkelen en vanuit jouw eigen kwaliteiten en kracht? Je bent van harte welkom om contact met me op te nemen voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Denk je dat iemand anders baat heeft bij deze column? Dan zou ik het fijn vinden als je de link doorstuurt.